Khi sử dụng dịch vụ chuyển phát, một vấn đề khiến các shop online vô cùng quan ngại đó chính là tình trạng chuyển hoàn. Đây là điều cả shop và đơn vị vận chuyển đều không mong muốn bởi nó ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí kinh doanh và chất lượng hàng hóa. Để hạn chế tình trạng này, shop cần tìm hiểu kỹ chuyển hoàn là gì, nguyên nhân và cách khắc phục. Bài viết này sẽ giúp shop làm rõ vấn đề chuyển hoàn là gì cũng như các biện pháp để giảm tối thiểu tình trạng này.
1. Chuyển hoàn trong chuyển phát nhanh là gì?
Hiểu theo cách đơn giản, chuyển hoàn là tình trạng trả lại hàng hóa cho người gửi do không thể chuyển phát cho người nhận và được người gửi yêu cầu. Trong trường hợp này, người gửi sẽ thanh toán toàn bộ cước phí dịch vụ 2 chiều cũng như các chi phí phát sinh khác trừ trường hợp có thỏa thuận khác với đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Đây chính là lý do nhiều shop mới vận hành nên lưu ý và tìm hiểu kỹ chuyển hoàn là gì để hạn chế phát sinh những vấn đề tương tự khi kinh doanh. Bởi vì vấn đề này không chỉ khiến bạn tốn kém chi phí chuyển phát nhanh mà còn có nguy cơ hư hỏng hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm do thời gian vận chuyển lâu.
2. Nguyên nhân các đơn hàng bị chuyển hoàn
Sau khi đã hiểu cơ bản chuyển hoàn là gì, yếu tố tiếp theo chính là tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến vấn đề chuyển hoàn. Những lý do chính cho tình trạng này bao gồm:
2.1 Đơn vị vận chuyển không liên lạc được với người mua nhiều lần
Thông thường, trước khi giao hàng nhân viên giao hàng nhanh đều sẽ liên hệ với khách để xác nhận thời gian cũng như địa điểm giao hàng. Tuy nhiên, nếu không liên lạc với người mua nhiều lần, đơn vị vận chuyển sẽ xác nhận chuyển hoàn để gửi hàng lại cho người gửi hoặc nhận phương án xử lý phù hợp.
2.2 Người nhận không có nhà hoặc đi vắng
Cũng tương tự như vấn đề không liên lạc được khi giao hàng, nếu người nhận không có nhà hoặc đi vắng lâu hơn thời gian đơn vị vận chuyển có thể giữ hàng thì phương án xử lý lúc này chính là chuyển hoàn.
2.3 Người mua vì một lý do gì đó mà hẹn phát lại lần sau
Thông thường, các đơn vị vận chuyển chỉ nhận giao hàng trong khoảng 3-4 lần. Chính vì vậy, nếu người mua vì lý do nào đó mà hẹn phát lại quá nhiều lần thì phía đơn vị vận chuyển sẽ không hỗ trợ, đồng thời liên hệ lại với người gửi để làm thủ tục chuyển hoàn.
2.4 Người mua từ chối nhận hàng khi hàng hóa không đúng như mô tả, sai màu sắc, kích thước
Đây là trường hợp rất dễ gặp phải đối với các shop online sử dụng dịch vụ ship COD Hà Nội hoặc các tỉnh thành khác. Khách hàng mua sản phẩm thông qua những thông tin mà người bán cung cấp mà không trực tiếp được lựa chọn cho đến khi nhận hàng. Đôi khi do kỳ vọng của khách về sản phẩm quá lớn hoặc người bán không cung cấp đúng chủng loại đã cam kết dẫn đến người mua từ chối nhận hàng.
2.5 Thông tin người nhận không chính xác
Trong quá trình cung cấp thông tin người gửi cho đơn vị vận chuyển, cũng có trường hợp sai sót từ phía người bán hoặc khách hàng dẫn đến địa chỉ hoặc các thông tin liên quan không chính xác. Thông thường, các đơn vị sẽ hỗ trợ điều chỉnh đối với khu vực quận, huyện. Ngoài ra, nếu người mua yêu cầu thay đổi thông tin nhận hàng, các shop sẽ phải chuyển hoàn, hủy đơn hoặc yêu cầu phát lại tùy theo thỏa thuận giữa các bên.
3. Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn cho các shop online
Sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân cũng như các yếu tố liên quan đến chuyển hoàn là gì, các shop cần lưu ý một số vấn đề để hạn chế tình trạng chuyển hoàn, đặc biệt là khi sử dụng dịch vụ ship COD tại Hà Nội và một số tỉnh thành lớn khác.
3.1 Kiểm tra hàng hóa đóng gói cẩn thận
Trước khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng cả chất lượng sản phẩm và đối chiếu với yêu cầu của khách khi đặt hàng. Ngoài ra, việc đóng gói cũng rất quan trọng, có thể tác động đến quyết định nhận hàng của khách. Do đó, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng là yếu tố rất quan trọng giúp giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát.
3.2 Xác nhận đơn hàng kỹ với khách
Thực tế có không ít khách hàng đã chọn mua nhưng lại không chịu nhận hàng với các lý do rất không rõ ràng. Chính vì vậy, để hạn chế việc chuyển hoàn, bạn nên kiểm tra và xác nhận lại thật kỹ các thông tin liên quan để đảm bảo người mua chấp nhận thanh toán khi sử dụng dịch vụ ship COD tại Hà Nội hay các tỉnh thành khác.
3.3 Chuyển hàng nhanh nhất có thể
Đa phần khách mua hàng online đều mong muốn nhận hàng trong thời gian sớm nhất có thể, trừ trường hợp những shop đã có báo trước với khách về thời gian chờ đợi. Việc giao hàng quá lâu có thể ảnh hưởng đến tâm lý của khách, đặc biệt là trường hợp khách đang cần gấp sản phẩm đó để sử dụng.
Khách hàng sẽ không quan tâm đến việc chuyển hoàn là gì hay thiệt hại của cửa hàng khi gặp tình trạng này. Họ chỉ muốn nhận được hàng càng sớm càng tốt. Chính vì vậy, bên cạnh việc chuẩn bị hàng nhanh nhất có thể thì lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín, cam kết đúng thời gian giao nhận hàng hóa toàn trình sẽ hỗ trợ rất lớn để giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn cho shop.
3.4 Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng lớn
Cuối cùng, để giảm thiểu các rủi ro chuyển hoàn hàng đối với các đơn ship COD tại Hà Nội hoặc những tỉnh thành khác, bạn có thể yêu cầu khách đặt cọc một phần trước khi giao hàng, đặc biệt là với những đơn hàng có giá trị cao. Đây là sự ràng buộc cần thiết để đảm bảo khách nhận hàng cũng như bù đắp phần nào chi phí trong trường hợp bắt buộc phải chuyển hoàn.
Thông qua bài viết này, hẳn bạn đã phần nào hiểu được chuyển hoàn là gì cũng như các giải pháp để giảm thiểu tình trạng này. Bên cạnh các yếu tố khách quan, việc chuẩn bị hàng hóa và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín là cách hiệu quả nhất giúp giảm tình trạng chuyển hoàn gây thiệt hại cho việc kinh doanh của shop online.
Hiện nay, NTX – Nhất Tín Express Hà Nội, Sài Gòn và toàn quốc chính là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp các giải pháp chuyển phát dành cho shop online và nhà cung cấp. Chính vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về thời gian giao hàng, sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên để giúp bạn tăng tối đa số đơn giao thành công. Liên hệ ngay theo số hotline 1900 63 8080 hoặc truy cập website https://ntx.com.vn/ để biết thêm chi tiết.
