9 phương pháp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Việc phân bổ và sử dụng thời gian như thế nào sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Trong bài viết dưới đây, camly Academy sẽ “bật mí” cho bạn những điều bổ ích giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. 

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức từng hoạt động cụ thể, chi tiết theo khoảng thời gian nhất định. Việc này giúp bạn phân bổ thời gian thực hiện các công việc một cách hợp lý và hiệu quả hơn. 

Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian sẽ được sử dụng càng hiệu quả hơn. Lưu ý là sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả của công việc hoàn thành chứ không dựa trên tốc độ làm nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Nâng cao hiệu suất làm việc, học tập

Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp các công việc và nhiệm vụ mỗi ngày hợp lý dựa vào mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên. Từ đó sẽ giúp bạn nâng cao năng suất công việc, học tập nhờ tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng nên hoàn thành trước, hạn chế tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Hơn nữa, những khoảng thời gian trống từ sử dụng quỹ thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo trong công việc.

Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Áp dụng những kỹ năng kiểm soát thời gian sẽ giúp bạn giảm bớt áp lực về “deadline” và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Không những vậy, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe và dành thời gian phát triển bản thân. Như vậy, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

Quỹ thời gian được tối ưu để làm những việc bạn yêu thích

Một ngày có 24 giờ, trong khi bên cạnh công việc mỗi người chúng ta đều có những việc yêu thích riêng. Vậy nên, quản lý thời gian khoa học sẽ giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều kiến thức mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay đơn giản là dành thời gian cho gia đình hoặc trò chuyện với bạn bè.

Hạn chế dần thói quen không tốt

Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn dần loại bỏ những không tốt như trì hoãn công việc, sắp xếp không hợp lý,… Đồng thời tạo thêm động lực để thực hiện những dự án được lên kế hoạch, mục tiêu và thời gian cụ thể.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả hơn

Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là bạn hãy xác định mục tiêu để biết mình phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Hãy cụ thể hóa những mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ ràng hơn, thời gian hoàn thành cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART được chia sẻ bên dưới bài viết này.

Lập kế hoạch công việc cụ thể

Bạn hãy có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng với các mục tiêu đã đặt ra. Với những kế hoạch đã chuẩn bị, bạn hãy tập trung cao độ để hoàn thành tốt trong khoảng thời gian dự định. Việc lập kế hoạch công việc cụ thể sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ công việc nhỏ nào trong chuỗi công việc mà bản thân phải hoàn thành trong tương lai.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn hãy cân nhắc xem công việc đang ở mức độ nào rồi có kế hoạch cho phù hợp: 

• Khẩn cấp và quan trọng: thực hiện sớm nhất có thể.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch khi nào sẽ tiến hành.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: nhờ sự hỗ trợ từ người khác.
• Không quan trọng và không khẩn cấp: thực hiện cuối cùng trong kế hoạch làm việc hoặc có thể loại bỏ.

Lên thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ

Khi lên kế hoạch, mỗi một nhiệm vụ cần có mốc thời gian riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành các công việc khác. Bạn cần xác định rõ mốc thời gian bắt đầu cũng như ước tính thời điểm kết thúc chậm nhất là khi nào. Như vậy bạn sẽ không để lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết và đảm bảo năng suất. 

Tổng kết lại công việc trong ngày

Sau mỗi ngày kết thúc công việc thì bạn nên dành thời gian để tổng kết lại những việc đã làm trong ngày, việc còn tồn động so với kế hoạch đã đưa ra. Quá trình tổng kết này sẽ giúp bạn rút ra nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, phát hiện những khó khăn, vấn đề và tìm cách khắc phục cho những lần tiếp theo.

Xác định yếu tố gây ảnh hưởng đến kỹ năng quản lý thời gian 

Nhận biết được vấn đề gây ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn tìm giải pháp và cải thiện kỹ năng này nhanh chóng và hiệu quả hơn. Một số yếu tố chủ quan và khách quan mà mỗi người thường gặp phải trong quá trình quản lý thời gian như:

• Thiếu kế hoạch để phát triển bản thân trong tương lai.
• Dành nhiều thời gian quá mức cần thiết để giải trí, sử dụng internet/smartphone.
• Suy nghĩ tiêu cực, thường có cảm giác mệt mỏi, lười biếng.
• Thiếu niềm đam mê trong công việc, thiếu tinh thần học hỏi.
• Các rủi ro khách quan trong cuộc sống.

Chia sẻ công việc để đạt hiệu quả tốt hơn

Nếu trong những trường hợp bạn không đảm bảo bản thân có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất, đừng ngần ngại nhờ tới sự giúp đỡ từ bạn bè, đồng nghiệp. Như vậy, bạn sẽ không bị quá áp lực trước danh sách những nhiệm vụ cần phải làm. Đặc biệt là có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và phù hợp với khả năng của bản thân nhất. 

Sắp xếp góc làm việc gọn gàng, khoa học

Nơi làm việc được sắp xếp khoa học, gọn gàng sẽ giúp bạn không mất thời gian trong việc tìm kiếm những giấy tờ, tài liệu cần thiết. Ngoài ra, sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc cũng sẽ khơi gợi cảm hứng, tăng sự sáng tạo và giúp bạn làm việc cũng như học tập hiệu quả hơn.

Rèn luyện tính kỷ luật

Tính kỷ luật và thói quen tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hãy tự đặt ra những quy tắc riêng phù hợp với tính cách, lối sống của bạn và tuân theo những quy tắc đó. Nhờ đó, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn công việc cũng như cuộc sống.

Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

SMART (nguyên tắc thông minh) là phương pháp dùng để xác định mục tiêu trong tương lai. Từ đó, bạn sẽ xác định khả năng của bản thân và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa mục tiêu đề ra. Nguyên tắc này bao gồm 5 yếu tố:

*Bước 1: S (Specific) – Cụ thể hóa mục tiêu 

Bạn hãy viết ra các mục tiêu bạn cần hoàn thành trong ngày, trong tuần bằng cách trả lời các câu hỏi:

• Mục tiêu đặt ra là gì? Kết quả cần đạt ra sao?
• Những điều gì cần chú ý khi thực hiện mục tiêu?
• Mục tiêu cần hoàn thành khi nào? Ai là người đồng hành cùng bạn?

*Bước 2:  M (Measurable) – Đo lường mục tiêu 

Sau khi thực hiện xong bước 1, bạn đã có một danh sách các công việc, mục tiêu cụ thể cần đạt được. Để quản lý thời gian hiệu quả hơn, bạn hãy gắn các mục tiêu này với các con số đo lường cụ thể, định lượng được. Điều này sẽ giúp bạn biết được mình đã thực sự hoàn thành được mục tiêu đề ra hay chưa?

*Bước 3: A (Achievable) – Xác định tính khả thi 

Cân nhắc mục tiêu đề ra cho ngày, cho tuần này có thực sự khả thi không? Trường hợp bạn đã nỗ lực hết mình, dành thời gian tối đa nhưng cũng không thể hoàn thành mục tiêu do những lý do khách quan thì bạn nên tìm cách điều chỉnh, thay đổi mục tiêu.

*Bước 4: R (Relevant) – Xác định tính thích hợp 

Mục tiêu mà bạn đề ra có thực sự liên quan và giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn hơn như mục tiêu hàng tháng, hàng quý, hàng năm,… hay không? Các mục tiêu không thích hợp, không có tính liên quan nên được loại bỏ khỏi danh sách mục tiêu của bạn. 

*Bước 5: T (Time Bound) – Giới hạn thời gian hoàn thành 

Thay vì đề ra mục tiêu mà không nỗ lực để hoàn thành, bạn hãy xác định thời gian thực hiện các mục tiêu một cách cụ thể và nỗ lực để đạt mục tiêu đó.

Trên đây, Camly Academy vừa “bật mí” các phương pháp giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Đây chính là chìa khóa mà chúng tôi muốn sẻ chia cùng bạn để chinh phục thành công trong cuộc sống. Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian, bạn nên rèn luyện và trau dồi thêm các kỹ năng mềm khác cần thiết trong cuộc sống và công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bán hàng, kỹ năng tư duy,… Nếu bạn đang quan tâm đến các khóa học kỹ năng hãy nhanh tay đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay cùng Camly Academy nhé!

Nguồn: 9 phương pháp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả