Bạn là người biết lắng nghe phải không? Lắng nghe là một kỹ năng mềm được đánh giá cao và được mọi nhà tuyển dụng tìm kiếm. Xét cho cùng, những người có khả năng này sẽ có thể hiểu các nhiệm vụ và dự án tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và cũng có thể giải quyết vấn đề và giải quyết xung đột.
Vì đây là một kỹ năng được yêu cầu cao nên nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm bạn để thể hiện khả năng lắng nghe trong các cuộc phỏng vấn xin việc. Khám phá lý do tại sao kỹ năng lắng nghe tốt lại quan trọng ở nơi làm việc, cùng với cách xây dựng thói quen lắng nghe tốt đồng thời tránh những thói quen xấu.
Kỹ năng nghe là gì?
Nghe liên quan đến việc tiếp nhận âm thanh, hiểu thông điệp được truyền tải bằng âm thanh bạn nghe, đánh giá thông điệp và phản hồi nó. Những người có kỹ năng lắng nghe tốt có thể hiểu được những gì họ nghe và phản hồi một cách thích hợp.
Quá trình nghe
Lắng nghe trong bối cảnh công việc là quá trình bạn hiểu được nhu cầu, yêu cầu và sở thích của các bên liên quan thông qua tương tác trực tiếp. Các bên liên quan có thể là bất kỳ ai từ sếp, khách hàng, khách hàng, đồng nghiệp, cấp dưới, quản lý cấp trên, thành viên hội đồng quản trị, người phỏng vấn hoặc ứng viên xin việc.
Lắng nghe tích cực
Có hai thành phần để lắng nghe tích cực tại nơi làm việc: sự chú ý và suy ngẫm.
Chú ý
Sự chú ý bao gồm việc giữ giao tiếp bằng mắt, gật đầu, có tư thế phù hợp và phản chiếu ngôn ngữ cơ thể của người nói để thể hiện sự quan tâm thực sự đến những gì họ đang nói.
Ghi chú
Ngoài những tín hiệu phi ngôn ngữ này, bạn cũng phải cho phép người nói nói hết suy nghĩ của họ.
Đây là tất cả các dấu hiệu cho thấy bạn đang tập trung vào những gì người nói đang nói.
Phản ánh và phản hồi
Suy ngẫm là việc lặp lại và diễn giải những gì người nói đã nói để thể hiện rằng bạn thực sự hiểu những gì họ đang nói với bạn.
Điều gì tạo nên một người biết lắng nghe
Người biết lắng nghe luôn cố gắng hiểu đầy đủ những gì người khác muốn truyền đạt, đặc biệt khi lời phát biểu thiếu rõ ràng. Nghe đòi hỏi khả năng giải mã và diễn giải các thông điệp bằng lời nói cũng như các tín hiệu phi ngôn ngữ , như giọng nói, nét mặt và tư thế cơ thể.
Người nghe tích cực cũng thể hiện sự tò mò của mình bằng cách đặt câu hỏi. Hãy làm điều này và bạn sẽ tạo được ấn tượng tuyệt vời.
Thông qua ngôn ngữ cơ thể và các tín hiệu khác, người nghe giỏi truyền đạt một cách tinh tế với người nói rằng họ đang lắng nghe. Ngoài ra, họ khuyến khích và hoan nghênh những suy nghĩ, ý kiến và cảm xúc của người khác.
Một cách để thể hiện sự lắng nghe tích cực là cho phép người phỏng vấn hoàn thành từng câu hỏi và câu phát biểu trước khi trả lời. Đừng ngắt lời và hãy chắc chắn rằng câu trả lời của bạn thực sự trả lời câu hỏi.
Hoàn toàn ổn nếu bạn dành một chút thời gian để đưa ra phản hồi phù hợp. Làm như vậy cho thấy bạn đã hoàn toàn tiếp thu lời nói của người nói và đủ cân nhắc để đưa ra câu trả lời đúng nhất.
Ví dụ về lắng nghe hiệu quả
Dưới đây là những ví dụ về lắng nghe hiệu quả tại nơi làm việc:
- Một ứng viên xin việc chia sẻ sự hiểu biết của cô ấy về một câu hỏi không rõ ràng trong một cuộc phỏng vấn và hỏi liệu cô ấy có đúng không.
- Người phỏng vấn nhận thấy rằng ứng viên không nhìn thẳng vào mắt cô ấy khi khẳng định điểm mạnh chính.
- Một nhân viên dịch vụ khách hàng nhắc lại vấn đề hoặc khiếu nại của khách hàng để trấn an cô ấy rằng cô ấy đã được lắng nghe.
- Người tư vấn gật đầu và nói: “Tôi nghe thấy bạn” để khuyến khích khách hàng tiếp tục kể về trải nghiệm đau thương của họ.
- Người điều phối cuộc họp khuyến khích một thành viên kín đáo trong nhóm chia sẻ quan điểm của cô ấy về một đề xuất.
- Người phỏng vấn sẽ hỏi một câu hỏi tiếp theo để làm rõ hơn về cách ứng viên đã áp dụng một kỹ năng quan trọng trong công việc trước đây.
- Người quản lý tóm tắt những gì nhóm của cô ấy đã nói trong cuộc họp nhân viên và hỏi họ xem cô ấy có nghe chính xác không.
- Khi kết thúc quá trình đánh giá hiệu suất, một nhân viên sẽ trình bày lại những lĩnh vực cụ thể mà cấp trên yêu cầu anh ta cải thiện.
- Tại một cuộc họp với khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ hỏi một câu hỏi mở như “Tôi có thể làm gì để phục vụ bạn tốt hơn?” và khuyến khích người đối tác bày tỏ đầy đủ mọi mối quan ngại.
- Một y tá thông báo với một bệnh nhân rằng cô ấy biết họ sợ hãi như thế nào về cuộc phẫu thuật sắp tới và nói rằng cô ấy luôn ở bên cạnh cô ấy.
- Một nhân viên chú ý lắng nghe diễn giả tại buổi đào tạo và đặt những câu hỏi làm rõ về thông tin họ nhận được.
Cách cải thiện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Không làm gián đoạn
Việc ngắt lời cho thấy kỹ năng nghe của bạn kém phát triển. Tương tự như vậy, việc trả lời theo cách không trả lời được câu hỏi sẽ phản ánh kém về kỹ năng nghe của bạn, đặc biệt là trong một cuộc phỏng vấn xin việc.
Ghi chú
Nếu bạn không chắc chắn về một câu hỏi, tốt hơn hết là bạn nên làm rõ hơn là đánh cược về những gì người phỏng vấn đang hỏi.
Không nói quá nhiều
Nói quá nhiều cũng có vấn đề, vì các cuộc trò chuyện thích hợp phải được cân bằng tốt để mỗi bên liên quan đều có thời gian nói như nhau. Độc quyền trong cuộc trò chuyện sẽ ngăn cản bạn lắng nghe và khiến đối phương không thể bày tỏ đầy đủ những gì họ muốn nói. Cuối cùng, điều này sẽ dẫn đến việc bạn tạo ấn tượng không tốt.
Không phân tâm
Nhìn mất tập trung cũng là một phẩm chất của một người biết lắng nghe kém. Điều này có thể liên quan đến bất cứ điều gì từ việc tránh giao tiếp bằng mắt đến kiểm tra điện thoại hoặc quan sát khi người khác đang nói chuyện.
Kỹ năng làm việc có giá trị hơn
Có kỹ năng lắng nghe tốt là điều cần thiết ở mọi cấp độ tổ chức và sẽ cải thiện cơ hội thăng tiến trong tương lai của một người. Tuy nhiên, có thể có một số kỹ năng mềm và cứng mang lại nhiều giá trị hơn những kỹ năng khác, tùy thuộc vào lĩnh vực nghề nghiệp.
Để xác định danh sách kỹ năng nào bạn nên nêu bật trong sơ yếu lý lịch và cuộc phỏng vấn của mình, hãy xem các kỹ năng làm việc được liệt kê theo công việc.
Lời kết
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng tại nơi làm việc. Có kỹ năng lắng nghe vững chắc là điều quan trọng đối với mọi công việc. Nghe đòi hỏi khả năng giải mã và diễn giải các thông điệp bằng lời nói cũng như các tín hiệu phi ngôn ngữ. Người nghe giỏi có thể giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ với người nói rằng họ đang lắng nghe họ.
