Mách bạn 6 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng

Cho dù bạn làm việc từ xa hay tại chỗ, bạn có thể thường xuyên sử dụng điện thoại để nói chuyện với khách hàng và các nhân viên khác. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải có các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả giúp bạn xây dựng mối quan hệ với cả khách hàng và đồng nghiệp. Bài viết này sẽ giới thiệu 6 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng.

Thái độ tích cực

Khi bạn nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, hãy giữ thái độ tích cực trong toàn bộ quá trình tương tác và nỗ lực giải quyết mọi vấn đề khó khăn mà họ có thể trình bày với bạn. Một giọng điệu tích cực có thể giúp trấn an người gọi và có thể giúp họ bình tĩnh lại nếu họ đang bày tỏ sự bối rối hoặc thất vọng với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bằng cách giữ thái độ tích cực trong toàn bộ cuộc gọi, bạn có thể khiến người gọi cảm thấy vui vẻ hơn và giúp xây dựng hoặc củng cố mối quan hệ của họ với bạn và công ty.

Sự rõ ràng và mạnh mẽ

Cố gắng giữ rõ ràng và phát âm các từ của bạn một cách hiệu quả khi bạn nói chuyện điện thoại. Sử dụng các cụm từ và từ hàng ngày khi nói chuyện với họ để giúp cả hai dễ dàng theo dõi cuộc trò chuyện. Để đảm bảo rằng bạn có sự rõ ràng rõ ràng, hãy tạm dừng một vài lần khi bạn đang nói để cho bản thân thời gian suy nghĩ về những gì bạn sẽ nói tiếp theo. Điều này đảm bảo bạn hoàn toàn có ý nghĩa trong khi nói và tránh bất kỳ từ phụ nào. Nói chuyện với tốc độ chậm và ổn định để người đối diện có thể dễ dàng hiểu những gì bạn đang nói.

Kỹ năng giao tiếp

Sự thân thiện và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là rất quan trọng khi nói chuyện với khách hàng. Giữ sự thân thiện và tử tế khi bạn trả lời câu hỏi và nhận tin nhắn. Điều này giúp cuộc trò chuyện trở nên thân thiện và có thể khiến khách hàng cảm thấy kết nối với bạn hơn. Cười khi bạn nói chuyện điện thoại. Khi bạn thể hiện sự thân thiện khi nói chuyện, điều đó sẽ phản ánh qua giọng nói của bạn trong suốt cuộc gọi.

Khi bạn trả lời điện thoại lần đầu tiên, hãy nói tên riêng của bạn và tên doanh nghiệp. Ví dụ: bạn có thể nói, “Giải pháp Tiếp thị, đây là Paige. Tôi có thể giúp gì cho bạn?” Điều này thể hiện sự háo hức của bạn khi được hỗ trợ họ và bắt đầu cuộc trò chuyện bằng một ghi chú thân thiện. Trước khi bạn đi quá sâu vào cuộc trò chuyện, hãy hỏi tên của họ và lặp lại với họ một cách tự nhiên khi bạn tiếp tục nói. Điều này xây dựng một kết nối mạnh mẽ hơn và cho thấy bạn quan tâm đến họ và tình hình của họ.

Đồng cảm và chân thành

Ngay từ khi bạn trả lời điện thoại, hãy duy trì một giọng điệu chân thành và chân thành khi bạn nói chuyện với khách hàng. Giữ cho lời chào và câu trả lời của bạn tự nhiên thay vì theo kịch bản hoặc chung chung. Kết nối với họ bằng cách cố gắng hiểu quan điểm của họ trong suốt cuộc điện thoại. Hãy kiên nhẫn với họ khi bạn lắng nghe và trả lời câu hỏi. Nếu họ hỏi bạn những câu hỏi khó, hãy làm mọi cách để cung cấp cho họ câu trả lời thỏa đáng.

Nếu có người khác trong văn phòng của bạn mà bạn biết có thể hỗ trợ khách hàng tốt hơn, bạn có thể chuyển họ. Hãy thể hiện sự chân thành khi bạn chuyển cuộc gọi của họ và lịch sự hỏi khách hàng xem bạn có thể tạm dừng cuộc gọi của họ trong khi bạn tìm được nguồn hữu ích cho họ hay không.

Lắng nghe tích cực

Để cho khách hàng hoặc khách hàng mà bạn quan tâm, hãy sử dụng kỹ năng lắng nghe để cho khách hàng biết rằng bạn ở đó để hỗ trợ họ. Khi họ nói chuyện với bạn, hãy cho họ thấy bạn đang tích cực lắng nghe bằng cách lặp lại thông tin cho họ hoặc cung cấp phản hồi bằng âm thanh bằng cách nói những từ như “được” hoặc “có”.

Chuyên nghiệp

Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại thay vì gặp trực tiếp có nghĩa là bạn phải tìm ra những cách mới để chứng tỏ sự chuyên nghiệp của mình. Mặc trang phục chuyên nghiệp và sử dụng tư thế thích hợp bằng cách ngồi thẳng lưng và đảm bảo điện thoại của bạn không phát ra bất kỳ tiếng động tĩnh hoặc tiếng ồn không mong muốn nào khác trong khi gọi.

Giữ cho mình vẻ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn cảm thấy như vậy, điều này cũng áp dụng cho các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Đây là lý do tại sao cách bạn ăn mặc và thể hiện bản thân rất quan trọng, ngay cả khi bạn đang làm việc tại văn phòng từ xa hay tại nhà. Trước cuộc gọi của bạn, hãy kiểm tra âm thanh trên điện thoại hoặc tai nghe của bạn để đảm bảo khách hàng của bạn nghe rõ bạn.

Khi bạn nói chuyện với khách hàng, hãy cố gắng tham gia vào cuộc trò chuyện và đưa ra những câu trả lời thường xuyên. Đây là một phương pháp hiệu quả trong việc sử dụng các kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn để giữ cho khách hàng tương tác với bạn. Giúp họ cảm thấy thoải mái hơn bằng cách đặt những câu hỏi hấp dẫn về cách bạn có thể hỗ trợ họ và cách bạn có thể phục vụ. Điều này cho phép bạn xây dựng mối quan hệ bền vững và tin cậy hơn với khách hàng.