Bạn đang lên kế hoạch cho hội nghị khách hàng đầu tiên của mình và cần một số trợ giúp để bắt đầu quá trình? Có lẽ bạn đã tổ chức các sự kiện trước đây, nhưng bạn đang chuẩn bị cho một cái gì đó lớn hơn và cần một số dự phòng? Tổ chức một hội nghị có thể là một nhiệm vụ lớn, nhưng không có cách nào là không thể, nhiều người đã làm điều đó trước đây! Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét những điều hữu ích sau đây khi tổ chức hội nghị.
1. Quyết định chủ đề
Quyết định một chủ đề cho hội nghị của bạn có vẻ hơi khó khăn, nhưng không chọn một chủ đề sẽ là một sai lầm! Chỉ cần nghĩ về tất cả các sự kiện, bữa tiệc và hội nghị tuyệt vời nhất mà bạn đã từng đến. Họ có một chủ đề gạch chân, một thông điệp thống nhất nào đó hướng dẫn sự kiện và truyền đạt mục tiêu và tầm quan trọng của nó không? Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn nghĩ khác, nhưng câu trả lời cho câu hỏi này có xu hướng là CÓ.
Nhưng chủ đề là gì? Ở dạng đơn giản nhất, chủ đề của bạn phải là tiêu đề hoặc khẩu hiệu của hội nghị. Nó phải phù hợp với khán giả mục tiêu của bạn và lý tưởng là phải hấp dẫn và có thể thúc đẩy phản ứng cảm xúc. Cho dù sự kiện của bạn nhằm mục đích thúc đẩy mọi người có ý thức hơn về môi trường, xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa công ty, tập trung vào những đổi mới trong tương lai hoặc điều gì đó hoàn toàn khác biệt, một phần công việc của chủ đề là thu hút khán giả mục tiêu bằng cách tạo ra sự quan tâm và hiểu biết về các mục tiêu của sự kiện.
Hình ảnh sự kiện
Chủ đề của bạn không chỉ có thể cung cấp tên cho sự kiện của bạn, mà nó có thể hướng dẫn thiết kế bản sắc của hội nghị của bạn. Từ việc được phản ánh trong logo của sự kiện, đến việc ảnh hưởng đến thiết kế của vé, bảng hiệu và chương trình chào mừng, kết hợp chủ đề của bạn trong các khía cạnh trực quan của hội nghị có thể giúp sự kiện của bạn trở nên độc đáo và đáng nhớ.
Xem thêm: Nghiên cứu thị trường là gì? Top 7 phương pháp nghiên cứu phổ biến
Các chủ đề hội nghị tạo ra tiếng vang và thúc đẩy chia sẻ xã hội
Một chủ đề được lựa chọn tốt có khả năng tạo ra tiếng vang bằng cách thúc đẩy sự phấn khích và mong đợi của khán giả mục tiêu của bạn và điều này cũng có thể giúp tiếp thị sự kiện của bạn bằng cách hỗ trợ PR và truyền miệng.
Tuy nhiên, hãy lưu ý, có một chủ đề, nhưng không có bất kỳ phản ánh nào về chủ đề đó vào ngày diễn ra sự kiện sẽ không tạo được tiếng vang cần thiết! Có đạo cụ, phông nền và địa điểm trong địa điểm hội nghị phản ánh chủ đề của bạn và thúc đẩy chia sẻ xã hội có thể là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự tương tác.
Chủ đề cung cấp cho người nói của bạn hướng
Chủ đề không chỉ phải thu hút những người tham dự hội nghị của bạn mà còn phải thu hút những diễn giả mong muốn của bạn. Một chủ đề được suy nghĩ kỹ càng có nhiều lợi thế. Nó sẽ không chỉ thúc đẩy việc lựa chọn diễn giả, mà nó sẽ cho phép họ tập trung nội dung của họ theo cách gây được tiếng vang với các đại biểu, trong khi nó sẽ cho phép bạn, người tổ chức, hướng dẫn các bài thuyết trình của diễn giả mà không có cảm giác vi- sự quản lý.
2. Xây dựng mục tiêu và chiến lược
Tương tự như chủ đề của bạn, các khía cạnh khác của hội nghị phải phản ánh và hướng tới mục tiêu cuối cùng của bạn. Tổ chức một hội nghị thành công sẽ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về những gì bạn muốn hội nghị của mình đạt được, chẳng hạn như tăng cường sự công khai, khách hàng mới hoặc tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
Bạn cũng sẽ phải suy nghĩ về đối tượng mục tiêu của mình, họ muốn gì từ hội nghị của bạn, điều gì thúc đẩy họ và cách hội nghị của bạn có thể và sẽ giúp họ. Đưa các mục tiêu và chiến lược của bạn vào một tờ giấy duy nhất có thể giúp định hướng những nỗ lực của bạn khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn.
3. Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và ngân sách
Biết được số tiền bạn phải chi là rất quan trọng trước khi bạn có thể thực hiện thêm bất kỳ bước nào trong quy trình tổ chức hội nghị của mình, vì nó sẽ hướng dẫn bạn lựa chọn địa điểm, diễn giả, quà tặng hội nghị khách hàng và hơn thế nữa. Mặc dù kiếm lợi nhuận thường không phải là mục tiêu cuối cùng của hội nghị, nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng mình cũng không thua lỗ.
Nguồn: conferencedublin.ie
