Muốn hồ sơ xin việc của bạn nổi bật và ấn tượng với các nhà tuyển dụng thì ngoài một bản CV, bạn cần chuẩn bị thêm một tài liệu quan trọng khác đó chính là thư ứng tuyển. Vậy viết thư ứng tuyển như thế nào để “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng? Trong bài viết này, CareerBuilder sẽ hướng dẫn các bạn cách viết thư ứng tuyển chuẩn nhất để giúp bạn nổi bật hơn so với hàng ngàn ứng viên khác.
1. Thư ứng tuyển là gì?
Thư ứng tuyển (Cover Letter) thường được gửi kèm với CV khi bạn muốn ứng tuyển vào một vị trí nào đó. Nếu như CV giúp người đọc biết được những cột mốc mà bạn từng trải qua thì thư ứng tuyển sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về kỹ năng, kinh nghiệm cũng như mong muốn hợp tác của bạn. Tóm lại, cover letter sẽ giúp bạn làm nổi bật về trình độ, chứng tỏ với nhà tuyển dụng rằng mình phù hợp với vị trí ứng tuyển và gia tăng cơ hội nhận được lời mời phỏng vấn.
Xem thêm: Những điều cần biết khi đi xin việc
2. Tầm quan trọng của thư ứng tuyển
Theo kết quả khảo sát mới đây, hầu hết các nhà tuyển dụng đều xem thư ứng tuyển trước các loại giấy tờ liên quan khác như sơ yếu lý lịch hay bằng cấp. Bởi vì, cover letter là lời giới thiệu chính thức của ứng viên với người tuyển dụng thông qua hình thức gián tiếp.
Hơn nữa, thông qua thư ứng tuyển, các nhà tuyển dụng còn thấy được sự mong muốn hợp tác của ứng viên với doanh nghiệp. Chính vì thế, khi chuẩn bị hồ sơ xin việc bạn cần viết thư ứng tuyển sao cho thật hấp dẫn, ấn tượng để nhằm thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
3. Cách viết thư ứng tuyển việc làm ấn tượng, hay nhất
Một bức thư ứng tuyển được xem là chuyên nghiệp khi đảm bảo 4 phần gồm:
3.1 Tiêu đề thư
Tiêu đề của cần nêu rõ thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng và người ứng tuyển gồm:
- Tên công ty;
- Tên người ứng tuyển;
- Địa chỉ;
- Số điện thoại,…
3.2 Phần mở đầu
Đây là phần bắt buộc trong thư ứng tuyển, thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng. Do đó, trong phần mở đầu bạn nên tìm hiểu về danh tính của người nhận thư để có cách xưng hô phù hợp. Ngoài ra, tùy vào chức danh của người nhận mà bạn mở đầu thư theo nhiều cách khác nhau.
Nếu như người nhận thư là một nhân viên hành chính nhân sự thì bạn có thể mở đầu là “Chào Anh/Chị + Tên”, như vậy sẽ tạo sự thân thiện, dễ gần. Trong trường hợp người nhận có cấp bậc quản lý trở lên thì bắt buộc bạn phải viết trang trọng, chẳng hạn như:
- Kính gửi Anh/Chị + Tên + Chức danh nhà tuyển dụng
- Dear Mr/Mrs + Tên + Chức danh nhà tuyển dụng.
Tuy nhiên, nếu bạn không biết đối tượng nhận thư ứng tuyển là ai thì có thể viết lời mở đầu theo công thức “Kính gửi Ban tuyển dụng + Tên công ty”.
3.3 Phần nội dung
Nội dung của thư ứng bao gồm các nội dung dưới đây:
- Thông tin cá nhân: Trình bày ngắn gọn cho câu hỏi “Bạn là ai?”. Không nên trình bày quá chi tiết các thông tin như số điện thoại, địa chỉ email, chỗ ở hiện tại,… bởi vì chúng đã được nêu trong CV.
- Lý do viết thư: Bạn biết đến vị trí ứng tuyển thông qua nguồn nào? Bạn viết email cho nhà tuyển dụng nhằm mục đích gì?
- Kinh nghiệm học tập và làm việc: Trình bày tóm tắt những thành tích nổi bật mà bạn đạt được trong thời gian học tập và kinh nghiệm làm việc ở những công ty trước đó.
- Phẩm chất, kỹ năng: Chọn 2 – 3 kỹ năng giỏi nhất liên quan đến vị trí ứng tuyển để trình bày trong thư.
3.4 Phần kết
Bạn nên kết thúc bức thư bằng một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng và bày tỏ mong muốn được làm việc cho quý công ty. Đây là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn. Bạn có thể kết thư theo mẫu: “Trân trọng”, “Kính thư” hoặc “Best Regards” + Thông tin liên hệ trong mục chữ ký để bộ phận nhân sự có thể liên lạc với bạn.
4. Viết thư ứng tuyển cần chuẩn bị những gì?
4.1 Thông tin về nhà tuyển dụng, vị trí ứng tuyển
Mỗi vị trí ứng tuyển sẽ có những yêu cầu khác nhau, vì thế để thuyết phục được nhà tuyển dụng thì bạn phải biết họ đang cần điều gì ở một ứng viên. Nếu bạn nắm bắt được những thông này sẽ dễ dàng điều chỉnh cover letter và chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn phù hợp với vị trí công việc này.
42 Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và bằng cấp của bản thân
Trong thư ứng tuyển, bạn cần phải trình bày và nhấn mạnh những kỹ năng, kinh nghiệm mà bản thân có. Đặc biệt, những kỹ năng này phải phù hợp với vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Bạn hãy liệt kê và sắp xếp những kỹ năng theo thứ tự ưu tiên, như vậy bạn sẽ biết được mình có ưu điểm nào phù hợp và làm nổi bật chúng.
5. Mẹo viết thư ứng tuyển cho sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm
Để có một bức thư ứng tuyển hoàn hảo, ấn tượng với nhà tuyển dụng thì bạn cần ghi nhớ điều sau:
- Chỉ nên gói gọn nội dung trong một trang A4: Vào các đợt tuyển dụng cao điểm, mỗi ngày nhà tuyển dụng phải đọc 30 – 50 thư ứng tuyển. Nếu ứng viên nào cũng viết dài dòng và không đúng trọng tâm sẽ ảnh hưởng không tốt tới khả năng chọn lọc của nhà tuyển dụng. Chính vì thế, bạn chỉ cần trình bày súc tích, khoa học để làm nổi bật cover letter của mình là được.
- Tập trung vào điều mà nhà tuyển dụng muốn: Hãy chứng tỏ cho nhà tuyển dụng thấy bạn sẽ mang lại lợi ích cho công ty. Có thể đưa ra những ví dụ cụ thể để họ thấy được cách xử lý tình huống và năng lực của bạn.
- Tuyệt đối không sử dụng từ viết tắt hoặc viết sai chính tả: Văn phong được sử dụng khi viết email là trang trọng, lịch sự. Vì thế, khi bạn phạm phải 1 trong 2 nguyên tắc trên thì nhà tuyển dụng có thể đánh giá bạn là người kém chuyên nghiệp.
- Sử dụng định dạng thư thương mại: Sử dụng mẫu của thư thương mại gồm thông tin liên hệ của bạn ở trên cùng và ngày tháng, thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng. Đảm bảo cung cấp lời chào ở đầu và chữ ký người viết ở cuối.
- Chỉnh sửa trước khi gửi thư ứng tuyển: Trước khi gửi cho nhà tuyển dụng, bạn hãy kiểm tra thật kỹ nội dung để tránh trường hợp mắc lỗi chính tả hay tính logic.
Xem thêm: Nhà tuyển dụng cần gì ở SV mới ra trường?
6. Cách viết thư ứng tuyển cho người đã có kinh nghiệm
Tiêu đề: Thư ứng tuyển – Vị trí ứng tuyển – Họ và tên
THƯ ỨNG TUYỂN
Họ tên:………………………………………………
SĐT:…………………………………………………..
Email:…………………………………………………
Kính gửi: Anh/Chị + Tên + Chức danh nhà tuyển dụng
Thông qua website chính thức của công ty là trang CareerBuilder.vn, tôi biết được quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí……………………. Đây là vị trí tôi muốn được thử sức từ lâu, vì vậy tôi muốn được trở thành nhân viên trong công ty để có thể đóng góp vào sự phát triển lâu dài của quý công ty.
Tôi tốt nghiệp chuyên ngành………………………..trường Đại học…………………..với tấm bằng Giỏi, cùng với trên 3 năm kinh nghiệm trong các vị trí liên quan đến lĩnh vực…………….. Tôi đã tự trau dồi được một số kỹ năng như kỹ năng…………………… Ngoài ra, tôi còn thành thạo vi tính văn phòng, có thể làm việc hiệu quả trên các phần mềm Word, Excel. Đồng thời, tôi cũng có khả năng giao tiếp tiếng Anh ở mức cơ bản, có thể trao đổi, nói chuyện trôi chảy với đối tác, khách hàng người nước ngoài.
Tôi có gửi kèm CV cùng với bản sao những giấy tờ, chứng chỉ liên quan như bằng tốt nghiệp Đại học, chứng chỉ tiếng Anh, để anh/chị có thể tiện xem xét.
Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc thư ứng tuyển và xem xét hồ sơ xin việc của tôi.
Rất mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị và có thể tham gia phỏng vấn vị trí ứng tuyển này.
Trân trọng!
Họ và tên của bạn
7. Hướng dẫn cách viết thư ứng tuyển thu hút nhà tuyển dụng
7.1 Hình thức thư ứng tuyển ấn tượng, đẹp mắt và chuyên nghiệp
- Theo kết quả khảo sát mới đây, các nhà tuyển dụng công nhận rằng họ luôn có ấn tượng tốt với những ứng viên viết thử tuyển dụng bằng viết tay. Vì thế, bạn hãy viết tay thay vì đánh máy để thể hiện sự yêu thích công việc này và tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
- Nếu như bạn ứng tuyển vào các vị trị như thu ngân, quản lý, lễ tân,… thì nên sử dụng màu mực xanh hoặc đen và nhớ chỉ dùng một màu mực để viết, đừng biến bức thư ứng tuyển của mình thành bảy sắc cầu vồng. Trong trường hợp bạn ứng tuyển vào vị trí đòi hỏi sự sáng tạo thì có thể phối với một màu sắc khác nhưng phải làm cho chúng hài hòa và dễ nhìn.
- Trình bày khoa học, ngắn gọn, súc tích, sạch sẽ và làm nổi bật những ý chính.
7.2 Nội dung thư ứng tuyển đầy đủ, chuyên nghiệp
- Nêu rõ các thông về công việc trước đây: Cung cấp những kinh nghiệm làm việc trước đây để nhà tuyển dụng hình dung được quá trình mà bạn đã trải qua. Nếu bạn là sinh viên mới ra trường thì có thể thay thế bằng kết quả học tập, các hoạt động ngoại khóa khác mà bạn sử dụng làm kỹ năng tương ứng với vị trí đang ứng tuyển.
- Biết chọn lọc những thông tin đắt giá: Chắt lọc những thông tin cần thiết để đưa vào thư ứng tuyển, không cần phải cố gắng làm như mẫu mà bạn có được nhờ người đi trước hay xem trên mạng.
- Nhấn mạnh đam mê với công việc và công ty: Nhấn mạnh đến niềm đam mê với vị trí ứng tuyển này và mong muốn được hợp tác cùng nhà tuyển dụng.
Trên đây là cách viết thư ứng tuyển ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng. Hy vọng, bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích trong quá trình hoàn thành thư ứng tuyển. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một vị trí việc làm phù hợp với bản thân thì hãy truy cập CareerBuilder.vn nhé!
