Thực hành kỹ năng lắng nghe tốt là một phần quan trọng để thành công tại nơi làm việc. Lắng nghe hiệu quả có thể giúp bạn diễn giải thông tin một cách chính xác, hình thành các mối quan hệ tích cực và phát triển các kỹ năng mới. Hiểu các kiểu lắng nghe và cách trở thành người biết lắng nghe hơn có thể giúp bạn hình thành thói quen giao tiếp hiệu quả và áp dụng chúng trong cuộc sống nghề nghiệp của mình. Trong bài viết này, chúng tôi định nghĩa kỹ năng nghe, thảo luận về tầm quan trọng của chúng, nói về một số loại kỹ năng giúp cải thiện khả năng nghe và đưa ra các bước giúp bạn rèn luyện kỹ năng nghe tốt.
Kỹ năng nghe là gì?
Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng góp phần giúp bạn có khả năng tiếp nhận thông tin chính xác khi giao tiếp với người khác. Những kỹ năng này là một phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Phát triển thói quen lắng nghe tốt có thể giúp đảm bảo bạn hiểu thông tin một cách chính xác, diễn giải thông điệp một cách chính xác và tối ưu hóa các cuộc trò chuyện và giao tiếp của bạn để đạt hiệu quả.
Tại sao kỹ năng nghe lại quan trọng?
Việc phát triển các kỹ năng có thể giúp bạn trở thành người biết lắng nghe tốt hơn là điều quan trọng vì nhiều lý do, bao gồm:
Xây dựng các mối quan hệ
Lắng nghe tốt có thể giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc. Thể hiện sự quan tâm khi giao tiếp với người khác có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và phát triển các mối quan hệ nghề nghiệp lâu dài, cùng có lợi. Khả năng lắng nghe tốt có thể giúp bạn tránh những hiểu lầm giữa đồng nghiệp, thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chính xác và đoán trước được nhu cầu của khách hàng.
Học các kỹ năng mới
Lắng nghe hiệu quả là một cách quan trọng để giúp bạn học các kỹ năng mới. Để làm theo hướng dẫn một cách chính xác, việc phát triển các kỹ năng và thói quen góp phần nâng cao chất lượng nghe của bạn có thể sẽ có ích. Bằng cách lắng nghe kỹ những lời khuyên, hướng dẫn và chỉ dẫn của người cố vấn hoặc người giám sát, bạn có thể học được những kỹ năng mới và nâng cao khả năng của mình.
Thực hiện hiệu quả
Lắng nghe chăm chú có thể giúp bạn làm theo chỉ dẫn một cách chính xác. Bằng cách làm theo hướng dẫn một cách chính xác, bạn có thể cải thiện hiệu suất của mình tại nơi làm việc. Bằng cách lắng nghe kỹ các hướng dẫn, hướng dẫn và yêu cầu, bạn có thể tránh được sai sót và cải thiện quy trình của mình.
Các loại kỹ năng nghe
Dưới đây là bốn kiểu lắng nghe có thể giúp bạn trở thành người biết lắng nghe hơn:
Lắng nghe sâu sắc
Lắng nghe sâu sắc xảy ra khi bạn thực sự quyết tâm hiểu quan điểm và thông điệp của người nói. Lắng nghe sâu bao gồm việc chú ý đến các tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ để có được sự hiểu biết đầy đủ về trải nghiệm, suy nghĩ, cảm xúc và mục tiêu của người nói. Kiểu lắng nghe này đặc biệt hữu ích khi xây dựng mối quan hệ, thiết lập niềm tin và nuôi dưỡng mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Nghe đầy đủ
Nghe đầy đủ bao gồm việc cố gắng hiểu đầy đủ nội dung thực tế trong thông điệp của người nói. Kiểu nghe này thường liên quan đến kỹ năng nghe tích cực, như diễn giải và đặt câu hỏi làm rõ. Nghe đầy đủ có thể đặc biệt hữu ích khi diễn giải các chỉ dẫn, học tài liệu mới hoặc phát triển các kỹ năng mới.
Lắng nghe quan trọng
Lắng nghe phản biện bao gồm việc sử dụng logic và lập luận để phân biệt quan điểm và sự thật khi nghe thông điệp của người nói. Lắng nghe phản biện thường liên quan đến việc sử dụng kiến thức hoặc kinh nghiệm trước đây của bạn để xác định nội dung thực tế trong giao tiếp. Lắng nghe phản biện có thể đặc biệt quan trọng trong những ngành nghề sử dụng kỹ năng nói thuyết phục, tranh luận hoặc điều tra.
Lắng nghe trị liệu
Lắng nghe trị liệu là một kiểu lắng nghe thân mật hơn, thường liên quan đến việc nhận thông tin từ người nói về những thách thức hoặc tình huống cảm xúc của họ. Tại nơi làm việc, kiểu lắng nghe này thường là một phần quan trọng để thành công trong sự nghiệp liên quan đến các chủ đề nhạy cảm hoặc các cuộc thảo luận đầy cảm xúc. Các nhà trị liệu, bác sĩ và cố vấn thường được hưởng lợi từ việc phát triển khả năng lắng nghe trị liệu của họ.
Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực là sự kết hợp của các kỹ thuật bao gồm lắng nghe cẩn thận, quan sát và các manh mối phi ngôn ngữ. Dưới đây là bảy kỹ năng có thể giúp bạn cải thiện khả năng lắng nghe tích cực của mình:
1. Hạn chế sự phân tâm
Một phần quan trọng của việc lắng nghe tích cực là hạn chế sự phân tâm để bạn có thể thu thập tất cả thông tin và chi tiết cần thiết về thông điệp của người nói. Hạn chế sự phân tâm có thể có nghĩa là cất điện thoại đi trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, thực hiện các cuộc trò chuyện quan trọng trong không gian yên tĩnh, riêng tư hoặc cho phép bản thân tạm dừng một chút để đảm bảo bạn hiểu đầy đủ thông điệp của người nói trước khi trả lời.
2. Thực hành tính khách quan
Thực hành tính khách quan và đảm bảo bạn nhận được tất cả thông tin mà không thiên vị có thể giúp bạn luôn cởi mở với các thông điệp và quan điểm của người nói. Ngay cả khi bạn có quan điểm mạnh mẽ về chủ đề cuộc trò chuyện, việc gạt bỏ ý kiến của mình để tiếp nhận thông điệp của người nói mà không phán xét có thể giúp bạn xem xét những khả năng mới và quan điểm đổi mới.
3. Suy ngẫm
Phản ánh đề cập đến việc phản ánh thông điệp của người nói để truyền đạt rằng bạn hiểu thông điệp của họ. Việc phản ánh có thể giúp đảm bảo với người nói về sự hiểu biết của bạn và có thể cho thấy sự tham gia của bạn vào cuộc trò chuyện. Loại kỹ năng lắng nghe tích cực này có thể đặc biệt hữu ích khi tham gia vào quá trình giao tiếp trị liệu. Ví dụ: nếu người nói của bạn nói, “Tôi mệt mỏi vì phải làm việc muộn để bù đắp cho những người không hoàn thành nhiệm vụ của họ”, bạn có thể nói, “Có vẻ như bạn đang cảm thấy thất vọng và bị bỏ qua”.
4. Làm rõ
Một phần quan trọng của việc lắng nghe tích cực là đặt câu hỏi khi bạn cần làm rõ. Việc làm rõ các khía cạnh của cuộc trò chuyện có thể cho thấy bạn đang chăm chú lắng nghe và cho bạn cơ hội để xác nhận sự hiểu biết của mình. Để làm rõ, bạn có thể sử dụng các câu hỏi cụ thể, đơn giản yêu cầu câu trả lời là “có” hoặc “không” hoặc bạn có thể hỏi những câu hỏi mở, tổng quát hơn đòi hỏi người nói phải giải thích chi tiết hơn.
5. Tóm tắt
Nhắc lại các chủ đề chính và tóm tắt nội dung là một kỹ năng hiệu quả có thể góp phần nâng cao khả năng luyện nghe tích cực của bạn. Tại nơi làm việc, việc tóm tắt có thể giúp cả hai bên xác nhận rằng họ hiểu các bước và trách nhiệm tiếp theo. Để tóm tắt, hãy cân nhắc đưa ra một tuyên bố ngắn gọn mô tả thông điệp chính hoặc chủ đề chính trong thông điệp của người nói.
6. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện mức độ tham gia của bạn là một phần quan trọng khác của việc lắng nghe tích cực. Bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự hiểu biết của mình bằng cách gật đầu, giao tiếp bằng mắt và đáp lại bằng nét mặt phù hợp. Ngôn ngữ cơ thể có thể đặc biệt quan trọng đối với những chuyên gia sử dụng phương pháp lắng nghe trị liệu để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày của họ.
7. Chia sẻ
Chia sẻ liên quan đến việc bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc và kinh nghiệm của riêng bạn để liên hệ với người nói. Kỹ thuật lắng nghe tích cực này có thể giúp bạn đóng góp vào cuộc trò chuyện và điều chỉnh kỳ vọng cho các bước, sản phẩm và trách nhiệm tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng chia sẻ để đưa ra đề xuất cải tiến, xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc.
8. Dành toàn bộ sự chú ý của bạn
Sự xao lãng có thể khiến bạn khó tập trung vào những điều người nói đang nói với bạn. Để trở thành một người biết lắng nghe, hãy hạn chế càng nhiều phiền nhiễu càng tốt và dành cho người nói sự chú ý hoàn toàn. Điều này bao gồm việc tắt tiếng điện thoại, tắt máy tính và tránh cảm giác thôi thúc làm nhiều việc cùng lúc bằng cách kiểm tra email hoặc tập trung vào các công việc khác. Điều này có thể giúp bạn tập trung vào người nói và đảm bảo rằng bạn đang tiếp thu mọi điều họ đang nói. Quản lý thời gian của bạn một cách chính xác cũng có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn có thể hạn chế sự phân tâm trong khi nghe.
9. Nhịp độ cuộc trò chuyện
Trở thành một người biết lắng nghe thường bao gồm việc mở đầu một cuộc đối thoại và cho phép cuộc trò chuyện bắt đầu giữa bạn và người nói. Điều chỉnh nhịp độ cuộc trò chuyện bằng cách xác định mục tiêu thông điệp của người nói và đánh giá ngôn ngữ cơ thể của họ để quyết định thời điểm thích hợp để bạn phản hồi bằng chính ý kiến của mình. Thay vì vội vã lấp đầy sự im lặng, hãy dành thời gian để người nói kết thúc suy nghĩ của họ và ghi nhận thông điệp của họ cho phù hợp. Điều này cũng sẽ cho bạn thời gian để tiếp thu thông điệp của họ và xử lý những gì họ đang nói trước khi đến lúc bạn phản hồi.
10. Đặt những câu hỏi có ý nghĩa
Khi đã đến lúc bắt đầu một cuộc đối thoại, những câu hỏi bạn đặt ra phải có ý nghĩa và thể hiện sự đầu tư của bạn vào thông điệp của người nói. Đặt những câu hỏi có thể giúp cả bạn và người nói suy ngẫm về những gì họ đã nói cũng như giải thích chi tiết bất kỳ điểm nào có thể cần làm rõ thêm. Các câu hỏi có thể giúp người nói nhớ những điều khác mà họ muốn nói hoặc mở ra một dòng đối thoại mới đáng để khám phá.
11. Nhớ lại thông tin trước đó
Nhớ lại thông tin mà người nói đã thảo luận cũng như tóm tắt những điểm họ đưa ra trong câu trả lời của bạn có thể giúp bạn trở thành người nghe hiệu quả hơn. Làm điều này không chỉ cho người nói thấy bạn hiểu những gì họ nói mà còn đảm bảo rằng họ có thể làm rõ mọi hiểu lầm và xác nhận những điểm chính mà họ đã thảo luận.
