Memo và email là 2 hình thức liên lạc trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Vậy thì memo cụ thể là gì? Và cách để bạn viết một memo chuẩn mực ra sao? Hãy tham khảo bài viết này của TopOnSeek để tìm câu trả lời nhé!
1. Memo là gì?
Memo (còn được gọi là một bản ghi nhớ hoặc “nhắc nhở”) được sử dụng để liên lạc nội bộ với những việc liên quan đến các thủ tục hoặc kinh doanh trong một tổ chức.
Không giống với email, memo là tin nhắn bạn gửi cho một nhóm lớn nhân viên, như toàn bộ bộ phận của bạn hoặc mọi người trong công ty. Bạn có thể cần phải viết một memo để thông báo cho nhân viên về các sự kiện sắp tới hoặc các thay đổi nội bộ.
2. Cấu trúc cơ bản của một memo
Tiêu đề
Trong tiêu đề của bạn, bạn sẽ muốn gắn nhãn rõ ràng cho nội dung của mình là “Memorandum” để người đọc biết chính xác họ đang nhận được gì. Sau đó, bạn sẽ cần nêu rõ các phần “TO”, “FROM”, “DATE” và “SUBJECT” ( người nhận là ai, được gửi từ ai, ngày tháng và chủ đề ).
Đoạn một
Trong đoạn đầu tiên, bạn sẽ muốn nhanh chóng nêu rõ mục đích của memo. Bạn có thể bắt đầu bằng cụm từ “Tôi viết để thông báo cho các bạn” hoặc “Tôi viết để yêu cầu …”. Một memo cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện đủ quan điểm. Bạn sẽ muốn cung cấp thông tin quan trọng nhất của bạn trước, và sau đó sử dụng các đoạn tiếp theo làm cơ hội để đi sâu vào chi tiết hơn.
Đoạn hai
Trong đoạn thứ hai, bạn sẽ muốn cung cấp bối cảnh. Ví dụ, giả sử memo của bạn thông báo cho công ty về việc tái tổ chức nội bộ. trường hợp này, đoạn hai sẽ nói điều gì đó như: “Công ty đang trong giai đoạn phát triển, chúng tôi đã quyết định tách team SEO khỏi team Digital marketing cho hợp lý. Làm như thế này sẽ giúp các team có thể tập trung vào mục đích chính của mình hơn “
Đoạn ba
Trong đoạn thứ ba, bạn sẽ bao gồm yêu cầu cụ thể đối với từng nhân viên. Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch du lịch cho công ty, bạn có thể thêm đoạn này vào “Nếu có bất kỳ câu hỏi nào vui lòng gửi email cho phòng nhân sự”.
Ngược lại, nếu bạn thông báo cho nhân viên về việc triển khai xây dựng của tòa nhà sắp tới, bạn có thể nói, “Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong thời gian này”. Ngay cả khi không có bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn mong đợi từ nhân viên của mình, thì việc thêm đoạn vào này như cách bạn hy vọng họ sẽ xử lý tin tức và liệu bạn có mong đợi họ làm gì để đáp lại memo đó hay không là điều hợp lý.
3. Các mẫu ví dụ về memo
Như vậy qua bài viết này bạn đã biết được memo là gì? Và cách soạn một memo cụ thể ra sao rồi đấy. Chúc bạn thành công với công ty của mình. Nếu thấy bài viết hữu ích đừng quên đăng ký theo dõi và chia sẻ nó nhé!
Nguồn: blog.hubspot.com
