Kỹ năng xây dựng kế hoạch là yếu tố then chốt quyết định thành công của mỗi người. Xây dựng lộ trình và hướng đi đúng đắn sẽ giúp bạn thu về kết quả đáng mong đợi. Vậy, kỹ năng xây dựng kế hoạch là gì? Lập kế hoạch hiệu quả như thế nào? Cùng camly Academy tìm hiểu trong bài viết sau đây!
Kỹ năng xây dựng kế hoạch là gì?
Kỹ năng xây dựng kế hoạch là khả năng suy nghĩ và quản lý các hoạt động, với sự trợ giúp của bất kỳ nguồn lực sẵn có nào nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra. Dù thực hiện dự án nhỏ hay lớn, công việc quan trọng hay không quan trọng, kỹ năng xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn triển khai công việc một cách rõ ràng, hướng đích và hoàn thành nhanh chóng hơn.
Tầm quan trọng của kỹ năng xây dựng kế hoạch
Hỗ trợ thực hiện công việc thành công
Kỹ năng xây dựng kế hoạch giúp bạn nhận biết được đâu là ưu điểm, nhược điểm mà mình đang sở hữu hoặc gặp phải. Bên cạnh đó, khi có một lộ trình rõ ràng, công việc của bạn sẽ diễn ra trơn tru và hướng đích hơn, dễ dàng rút ngắn con đường đi đến thành công.
Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả
Lập kế hoạch chi tiết, cụ thể ngay từ ban đầu sẽ giúp tổ chức/ doanh nghiệp xác định được nguồn lực phù hợp từ đó phân công công việc tối ưu nhất. Mỗi phòng ban/ nhân viên sẽ đảm nhận vị trí chuyên môn nhất, tối đa hóa hiệu quả và giảm sự lãng phí tài nguyên cho các dự án, công việc khác.
Cải thiện sự hợp tác phát triển
Trong quá trình xây dựng một bản kế hoạch cho công việc, yếu tố hợp tác là điều vô cùng cần thiết. Mỗi người sẽ góp ý kiến, quan điểm của mình vào kế hoạch vì mục đích phát triển công việc chung một cách thuận lợi. Thông qua đó, mọi người sẽ hiểu nhau và hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn, giảm thiểu các xung đột từ đó gia tăng năng suất và hiệu quả công việc tốt nhất.
7 bước rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Xác định mục tiêu
Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, bạn cần xác định được mục tiêu bạn đang hướng đến là gì và đặt ra những câu hỏi như:
- Lý do bạn làm công việc này là gì?
- Vai trò của công việc này với cuộc sống, doanh nghiệp của bạn ra sao?
- Nếu bạn không thực hiện công việc này, điều gì sẽ xảy ra?
Từ những câu hỏi đặt ra, bạn sẽ có cho mình một bản đánh giá về kế hoạch công việc, dễ dàng khắc phục các ưu và nhược điểm của bản thân.
Xác định nội dung công việc cần thực hiện
Để xác định chính xác nội dung công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu, bạn cần trả lời các câu hỏi:
- Làm thế nào để hoàn thành các bước được nêu trong công việc?
- Nên chuẩn bị những tài liệu hướng dẫn liên quan nào cho công việc?
- Thời hạn và tiêu chuẩn để thực hiện công việc là gì?
- Các nguồn lực hỗ trợ cho công việc sẽ là gì?
Tham khảo thêm:
QC Là Gì? Nghề QC Như Thế Nào? Các Phương Pháp QC?
7 Kỹ Năng Mềm Được Nhà Tuyển Dụng Đánh Giá Cao
Thực hiện công việc khi nào, ở đâu, do ai đảm nhiệm
Trước bất kỳ công việc gì, bạn cũng cần xác định thực hiện khi nào, ở đâu, do ai đảm nhiệm. Việc phân công rõ ràng cũng như nắm rõ quy trình góp phần nâng cao chất lượng, đảm bảo công việc theo kịp tiến độ đề ra. Tương ứng cho mỗi vấn đề, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
Ở đâu?
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao nhận tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Có những công đoạn nào của công việc cần kiểm tra?
Thời gian:
- Thời gian thực hiện khi nào?
- Khi nào bàn giao công việc?
- Khi nào hoàn thành công việc?
Do Ai?
- Ai đảm nhận công việc đó?
- Ai kiểm tra quá trình thực hiện công việc?
- Ai hỗ trợ công việc với bạn?
- Ai chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình thực thi công việc?
Sắp xếp thứ tự công việc
Sắp xếp thứ tự công việc là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch. Bạn có thể sắp xếp theo mức độ từ quan trọng đến không quan trong, theo trình tự thời gian hoặc đối tượng triển khai công việc. Điều này giúp bạn loại bỏ những nhiệm vụ không phù hợp, tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn lực hơn.
Tập trung thực hiện kế hoạch hiệu quả
Sự tập trung giúp bạn nghiêm túc trong công việc, xử lý hiệu quả và tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hãy cố gắng hoàn thành công việc theo đúng thứ tự ưu tiên và thời hạn đã đề ra.
Linh hoạt trong lúc thực hiện kế hoạch
Trong quá trình triển khai và thực hiện công việc, không thể tránh khỏi những hướng đi lỗi thời hay thiếu tính thực chiến. Linh hoạt khi thực hiện kế hoạch sẽ giúp bạn xử lý các sự cố kịp thời và điều chỉnh kế hoạch một cách nhanh chóng.
Bên cạnh đó, bạn nên dự trù, phán đoán và liệt kê toàn bộ những khó khăn mà bạn có thể gặp phải khi thực hiện kế hoạch. Từ đó, bạn sẽ kịp thời đề xuất các phương án giải quyết dự phòng.
Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch
Để biết bản thân đã làm công việc đến đâu, tiến độ thực hiện như thế nào, bạn cần phải liên tục kiểm tra và so sánh với kế hoạch đã đề ra trước đó. Đây cũng là cách giúp bạn tự thúc đẩy bản thân hoàn thành mục tiêu nhanh hơn, nghiêm túc hơn. Ngoài ra, bạn sẽ kịp thời phát hiện những điều trục trặc nếu có, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
Một lộ trình chi tiết sẽ giúp bạn đề ra mục tiêu cần thực hiện và rèn luyện được tính chủ động trong công việc. Ngoài việc áp dụng kiến thức từ sách vở, bạn cũng có thể tham gia các khóa học online miễn phí để rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả.
Camly Academy là một trong những nền tảng giáo dục trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam. Các khóa học rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch tại đây đều được biên soạn bởi đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, yên tâm về chất lượng kiến thức. Ngoài ra, Camly Academy còn áp dụng Công Nghệ AI (trí tuệ nhân tạo) thông minh nhằm đề xuất các khóa học từ cơ bản đến nâng cao phù hợp với định hướng nghề nghiệp của từng học viên. Bên cạnh đó, hình thức livestream trực tuyến kết hợp gamification giúp học viên dễ dàng trao đổi và chia sẻ, từ đó nâng cao khả năng tiếp thu kiến thức và áp dụng vào thực tiễn. Đến với Camly Academy, ngoài các kiến thức lý thuyết, bạn sẽ được học cách lập kế hoạch chi tiết và triển khai công việc trên thực tế hiệu quả nhất.
Hy vọng những chia sẻ về kỹ năng xây dựng kế hoạch trong bài viết này sẽ giúp bạn biết cách thiết kế lộ trình và hướng đi phù hợp cho công việc hiện tại. Và đừng quên truy cập trang web Camly Academy để biết thêm thông tin về các khóa học bổ ích, giúp bạn tư duy sáng tạo và phát triển bản thân toàn diện!
Nguồn: Kỹ năng xây dựng kế hoạch: “Chìa khóa vàng” giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả
