Kỹ năng truyền thông là gì? 3 cách rèn luyện kỹ năng truyền thông hiệu quả

Truyền thông là một kỹ năng cần thiết với những ai làm công tác vận động quần chúng. Các lĩnh vực như kinh doanh, showbiz, chính sách Nhà nước,… đều cần đến truyền thông để đưa các thông tin quan trọng đến người nghe, đọc một cách kịp thời. Nếu bạn đang cần hiểu thêm về những kiến thức về kỹ năng truyền thông, theo dõi ngay bài viết sau đây của camly Academy! 

Tổng quan về kỹ năng truyền thông trong cuộc sống

Kỹ năng truyền thông là gì? 

Truyền thông (Communication skills) là một quá trình liên tục mà trong đó có hai hoặc nhiều người chia sẻ thông tin, trao đổi tình cảm, kỹ năng, suy nghĩ để tạo ra sự liên kết với nhau. Từ đó cùng có một nhận thức chung về bất kỳ vấn đề nào đó đang truyền thông.

Kỹ năng truyền thông là những cách thức mà bạn vận dụng, sao cho các kế hoạch truyền thông được diễn ra hiệu quả. Các thông tin được quần chúng đón nhận kịp thời và đúng đắn. 

Quá trình truyền thông gồm những ai?

Trong 1 kế hoạch truyền thông, người công tác cần phải hiểu rõ các thành phần sau đây: 

• Người nói: Đây là chủ thể, nguồn phát của truyền thông. Có thể là một người, tập thể hoặc tổ chức. 
• Nội dung thông tin: Là những thông điệp người nói muốn chuyển đến cho người nghe. 
• Người nghe: Có thể là một người, tập thể, nhóm người hoặc cộng đồng. Là đối tượng nhận thông điệp từ người làm truyền thông.
• Phương tiện truyền thông: Là công cụ được sử dụng để truyền tải nội dung đến người nghe. 
• Thông tin phản hồi: Là những phản hồi từ đối tượng được truyền thông. Yếu tố này giúp ta xác định được mức độ hoạt động tốt hay không của quá trình truyền thông. Ngoài ra, giúp ta biết được kết quả để điều chỉnh lại kế hoạch sao cho phù hợp.

Các hình thức truyền thông 

Muốn đưa thông tin từ người nói đến người nghe, có thể dùng các phương thức truyền thông khác nhau. Trong đó, 2 hình thức phổ biến là trực tiếp và gián tiếp.

• Truyền thông trực tiếp:

Đây là hình thức dùng lời nói trực tiếp để truyền tải nội dung đến người nghe. Có thể từ một người công tác truyền thông đến 1 người hoặc nhóm đối tượng. 

Ưu điểm của phương pháp này là thông tin từ hai chiều. Người nói có thể nắm phản hồi của người nghe một cách nhanh chóng và điều chỉnh lại cho phù hợp. Tuy vậy, thông tin được tuyên truyền bằng cách này chỉ được chuyển đến cho 1 số ít người nghe, không lan tỏa rộng rãi.

• Truyền thông gián tiếp:

Là hình thức sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng để cung cấp các thông tin cho người nghe, chẳng hạn như: Tivi, đài, sách báo, phim ảnh, quảng cáo, áp phích,…

Sử dụng phương thức này sẽ truyền tải được thông tin đến nhiều người cùng lúc, tuy vậy chỉ thông tin được một chiều. Người nói nếu muốn biết được phản hồi của người nghe như thế nào cần phải tiến hành làm khảo sát.

Yếu tố tác động đến quá trình truyền thông

• Đối với người nói:

Nội dung phải đảm bảo tính thiết thực và rõ ràng. Từ ngữ và minh họa phải phù hợp với các đối tượng hướng tới. Tránh nói dài dòng khiến người nghe nhàm chán. Thái độ cần vui vẻ, chân tình, biết động viên khuyến khích để tạo bầu không khí vui vẻ. Có thể dùng các hình thức như ca nhạc, tranh ảnh, sân khấu,… để minh họa.

• Về các phương tiện truyền thông đại chúng: 

Người công tác truyền thông cần hiểu rõ các kênh công cụ mà nhóm đối tượng đang hướng đến thường xuyên sử dụng. Những phương tiện nào tác động rõ ràng và hiệu quả đến trong việc thay đổi thái độ, suy nghĩ,… của người nghe. Ví dụ như ở thành phố thì Tivi sẽ hiệu quả hơn Radio, ở nông thôn thì đài phát thanh là một công cụ có thể tiếp cận tốt. 

• Đối với người nghe:

Xem xét, nghiên cứu các đặc điểm của nhóm người nghe là một điều quan trọng. Vì càng hiểu rõ thì khả năng truyền thông càng hiệu quả. Từ đó đưa ra các chiến lược, kế hoạch phù hợp hơn với nhóm đối tượng đó. 

Vai trò của kỹ năng truyền thông

Sau đây là một số vai trò thiết thực mà bạn cần hiểu rõ của kỹ năng truyền thông: 

• Truyền thông là một trong những phương tiện giúp mang thương hiệu đến gần với khách hàng hơn. Thông qua các hình như truyền thông như truyền miệng, truyền hình, truyền thanh, mạng internet,… Thông điệp và hình ảnh của doanh nghiệp dễ dàng lan tỏa và phát triển trên mạng xã hội, được đông đảo quần chúng biết đến. 
• Truyền thông là công cụ chính là định hướng khách hàng. Góp phần xây dựng thương hiệu và thu hút được lòng tin của khách hàng thông qua quá trình truyền tải và quảng bá. 
• Truyền thông là được xem là một hoạt động mang tính đa chiều. Vì vậy bạn cũng cần nhận biết rõ về các phản hồi của khách hàng bao gồm tích cực và tiêu cực. Từ đó tiếp thu kiến để sửa đổi, điều chỉnh và phát huy tối ưu hiệu quả truyền thông của bạn.

“Bật mí” cách rèn luyện kỹ năng truyền thông hiệu quả

Bất kỳ một kỹ năng nào cũng cần phải thông qua quá trình rèn luyện, đào tạo, tiếp thu và học tập mới trở nên thành thạo. Kỹ năng truyền thông cũng thế, dưới đây là một số kinh nghiệm mà Camly Academy muốn chia sẻ đến các bạn! 

Quan sát và lắng nghe người khác

Mỗi người có một khả năng, lợi thế truyền thông riêng. Vì vậy bạn có thể quan sát, học hỏi từ họ, đặc biệt là những người thành công trong lĩnh vực này. Quan sát, lưu ý xem cách họ truyền thông như thế nào, thực hiện các phương pháp hiệu quả nào. 

Ngoài ra, bạn cần áp dụng kỹ năng lắng nghe để tiếp ý kiến đóng góp từ người khác. Xác định ra những lợi ích quan trọng, cố gắng tìm ra điểm chung người bạn và người nghe. Để cuộc trò chuyện trở nên ý nghĩa và thú vị hơn. 

Truyền thông bằng nhiều hình thức

Nếu như bạn thấy cách truyền thông mà mình sử dụng chưa có hiệu quả. Hãy thử thêm nhiều hình thức khác để làm cho thông điệp và nội dung được rõ ràng hơn. Ví dụ có vài người sẽ phản ứng nhanh hơn trước hình ảnh, văn bản. Nhưng nhiều người lại có ngôn ngữ linh hoạt. Vì vậy bạn có thể ứng biến sao cho phù hợp.  

Học kỹ năng truyền thông trực tiếp trước công chúng

Một hoạt động truyền thông trực tiếp có đạt hiệu quả tốt hay không còn phụ thuộc phần lớn vào kỹ năng thương thuyết của người thực hiện. Một số lưu ý nhỏ khi bạn thực hiện truyền thông trực tiếp: 

• Mở đầu:

– Mở đầu buổi truyền thông với cách nói nhiệt tình.

– Nhìn lướt qua tất cả khán phòng.

– Tư thế tự tin, trang phục phù hợp, tránh các điệu bộ, cử chỉ buồn cười. 

– Không nhìn vào tài liệu khi bắt đầu nói.

• Trình bày:

– Nói to rõ và tốc độ vừa phải, không quá nhanh cũng không quá chậm. 

– Ngẩng cao đầu, nhìn thẳng người nghe. 

– Điệu bộ, ngữ âm rõ ràng, phù hợp. Tránh sử dụng nhiều thuật ngữ khó hiểu. 

– Không trịch thượng hay đố người nghe cần động nào tìm ra hướng giải quyết.

– Nên hài hước, giữ một bầu không khí vui vẻ, thoải mái.

– Nét mặt, cử chỉ tế nhị, tự nhiên. Chú ý đến cử động, trạng thái của thính giả để điều chỉnh cho phù hợp.

– Không ngắt quãng phần trình bày, tránh giải thích dài dòng hay tham luận một vấn đề quá lâu.

• Kết luận:

– Đảm bảo thời gian, đừng kết thúc quá sớm hay quá muộn.

– Tránh nói dong dài vào thời điểm cuối, vì dễ khiến thính giả nhàm chán. 

– Nói những câu cuối cùng thật rõ ràng và chậm rãi để người nghe lắng đọng được những thông điệp.

Dù bạn thực hiện truyền thông cho bất kỳ lĩnh vực nào, việc rèn luyện kỹ năng để nâng cao hiệu quả là việc cần thiết. Để tìm hiểu rõ và chuyên sâu hơn về các kỹ năng mềm cần thiết khác, đăng ký tham gia khóa học tại Camly Academy là một sự lựa chọn tối ưu. Đặc biệt, bạn sẽ được kiểm tra và cấp chứng chỉ sau khi hoàn thành các khóa học. Đây là một trong những ưu điểm đặc biệt khi bạn học tại Học viện Camly, giúp bạn nâng cao khả năng trong tìm kiếm công việc hơn. Bắt đầu trau dồi các kiến thức, trình độ cho bản thân ngay hôm nay tại Camly Academy! 

Nguồn: Kỹ năng truyền thông là gì? Phương pháp rèn luyện kỹ năng truyền thông hiệu quả