Kỹ năng quản lý công việc có thật sự cần thiết, và cách quản lý như nào đạt được hiệu quả là những vấn đề được rất nhiều người quan tâm và tìm hiểu. Bài viết sau sẽ là những chia sẻ về lợi ích mà kỹ năng quản lý công việc đem lại!
Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc
Quản lý công việc được hiểu là một hoạt động nhằm sắp xếp cụ thể những công việc lại một cách có trình tự. Khi bạn có quá nhiều khối lượng công việc, việc sở hữu kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc hợp lý giúp bạn dễ dàng làm chủ thời gian và tập cho mình thói quen khả năng ứng biến, sắp xếp những sự việc có thể xảy ra.
Học được kỹ năng quản lý công việc sẽ mang lại cho bạn nhiều kết quả tốt hơn trong công việc, học tập. Cụ thể:
- Hiểu rõ hơn về công việc:
Sắp xếp, quản lý công việc hợp lý sẽ giúp bạn nắm bắt được thông tin về những việc cần làm một cách chính xác. Từ đó bạn dễ dàng hình dung các bước cần thực hiện theo thời gian cụ thể, tránh được những căng thẳng và lo lắng và đồng thời xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
- Làm việc hiệu quả
Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn một tinh thần làm việc hiệu quả hơn, tăng khả năng tập trung cao độ về mục tiêu đang thực hiện và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
- Tiết kiệm chi phí
Không chỉ tiết kiệm thời gian, kỹ năng quản lý công việc còn hỗ trợ rất nhiều về mặt chi phí khi giúp bạn phân bổ ngân sách phù hợp. Đây là một ưu điểm cần thiết giúp ích rất nhiều cho quá trình làm việc của bạn.
Kỹ năng vàng để quản lý công việc hiệu quả
Để quản lý công việc một cách hiệu quả, việc xây dựng một lộ trình phù hợp là một ý kiến sáng suốt. Hãy dành thời gian để sắp xếp các công việc theo từng bước một. Cụ thể như sau:
Phân loại công việc
Bạn nên phân chia các loại công việc theo thứ tự từ ưu tiên hàng đầu đến vừa và nhỏ bao gồm:
- Những công việc quan trọng và khẩn cấp
- Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Những công việc nằm trong kế hoạch (không quan trọng, không khẩn cấp)
Việc phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm về mặt thời gian một cách hiệu quả, từ đó tiến độ làm việc được thực hiện một cách có logic và chặt chẽ hơn.
Xác định mục tiêu cụ thể
Xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng giúp bạn thực hiện công việc theo đúng hướng, đúng tiến độ. Người ta thường ví mục tiêu như là “kim chỉ nam” dẫn bạn đi đến đích một cách hiệu quả.
Thực hiện công việc với một mục tiêu cụ thể giúp quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, mục tiêu còn chính là động lực thúc đẩy con người nỗ lực làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc được xem là yếu tố quan trọng cần có trong kỹ năng quản lý công việc hợp lý dành cho bản thân.
Lên kế hoạch cụ thể
Một trong những kỹ năng cần có để quản lý công việc một cách phù hợp đó là xây dựng một kế hoạch công việc cụ thể.
Tham khảo thêm:
QC Là Gì? Nghề QC Như Thế Nào? Các Phương Pháp QC?
7 Kỹ Năng Mềm Được Nhà Tuyển Dụng Đánh Giá Cao
Lên kế hoạch cụ thể giúp bạn có thể liệt kê được những công việc cần ưu tiên phải làm, nhận xét được tổng quan bản kế hoạch công việc cho 1 ngày làm việc hay 1 tuần làm việc luôn suôn sẻ. Kỹ năng này cũng giúp bạn hình thành thói quen tự lên kế hoạch cho bản thân trong bất cứ công việc, hoạt động nào.
Đặt deadline (giới hạn thời gian) cho công việc
Sẽ thật khó khăn khi bạn phải xử lý một đống công việc, không phân chia được thời gian cho hạng mục công việc này, thời gian cho hạng mục công việc khác. Đặt ra giới hạn thời gian cho công việc là một cách để thúc đẩy bạn tập trung chuyên môn vào công việc đó để giải quyết, tránh trường hợp bị các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng. Mỗi người đều có 24h để hoàn thành một ngày của mình, đặt deadline cho công việc sẽ giúp bạn cải thiện và duy trì thói quen đúng giờ, chăm chỉ và thực hiện công việc được hiệu suất hơn.
Chế độ nhắc nhở
Trong trường hợp với số lượng công việc dày đặc sẽ khiến bạn dễ dàng bỏ quên một số công việc khác. Thay vì việc sử dụng trí nhớ, bạn có thể tìm đến các công cụ thông minh nhắc nhở những công việc cần làm trong một ngày. Điều này sẽ giúp bạn chuyên tâm về hoạt động của mình hơn.
Thời gian nghỉ ngơi hợp lý
Sau những giờ làm việc mệt mỏi, đặt ra cho mình một chế độ nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp cho tinh thần và sức khỏe trở nên tốt hơn. Bạn chỉ có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả nếu bạn đang tồn tại một trạng thái sức khỏe tốt và tinh thần hăng say. Hãy cố gắng tạo cho bản thân thời gian nghỉ ngơi hợp lý giúp bộ não có thể nghỉ ngơi sau những giờ căng thẳng trong công việc.
Đánh giá hiệu quả công việc hằng ngày
Một kỹ năng khác mà bạn cần phải thiết lập cho mình đó chính là đánh giá hiệu quả công việc từng ngày. Kết quả đánh giá sẽ giúp bạn nhìn nhận được đâu là điểm tốt, đâu là điểm chưa tốt để có biện pháp khắc phục để quản lý công việc một cách hợp lý.
Đặc biệt, nếu muốn kết quả đánh giá công việc được rõ ràng và chính xác, bạn nên đánh giá công việc bằng biểu đồ giúp cho bạn dễ dàng phát hiện ra lỗi sai của bản thân, qua đó củng cố thêm tinh thần làm việc trong những ngày tiếp theo.
Phương pháp quản lý công việc phổ biến
Hiện nay, quản lý công việc được thực hiện bằng nhiều phương pháp. Ở mỗi phương pháp quản lý sẽ đem lại nhiều ưu điểm khác nhau phù hợp với người rèn luyện. Sử dụng bảng Excel và KANBAN đang là 2 phương pháp được nhiều người lựa chọn để quản lý công việc của mình một cách hiệu quả.
Sử dụng bảng Excel
Quản lý công việc bằng Excel được nhiều cá nhân, doanh nghiệp áp dụng. Excel có chức năng ghi lại quá trình thực hiện công việc của từng người và xử lý các tài liệu số một cách nhanh chóng và chính xác bằng những thuật toán riêng của nó. Có thể kể đến là:
- Bảng tính Excel được tạo bởi hàng và cột, giúp bạn dễ dàng nhập các con số và thực hiện các phép tính phức tạp,
- Là công cụ giúp bạn tính toán nhanh chóng và an toàn mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ của công cụ nào khác. Các hàm phổ biến tại Excel như: Sum, Count, Average, Countblank, Min, Max, Logic,…
- Excel xây dựng các dãy số trực quan, tạo lập kế hoạch và giúp bạn theo dõi các dự án được dễ dàng hơn.
- Là công cụ quản lý công việc mà nhiều người có thể làm việc chung, trao đổi chung nhằm tiết kiệm thời gian liên hệ, họp bàn trực tiếp.
- Dữ liệu tại Excel cũng có thể được chuyển đổi thành các slide PowerPoint giúp bạn thuyết trình thuận tiện hơn.
- Excel lưu trữ nhiều thông tin và có thể dễ dàng chuyển từ nơi này sang nơi khác và có chế độ tự động lưu lại những gì bạn vừa nhập vào.
Ngoài những lợi ích giúp cho cá nhân thực hiện công việc thuận tiện hơn thì quản lý công việc bằng Excel cũng giúp cho người quản lý bám sát được tiến độ làm việc của mỗi người và hiệu quả mang lại khi sử dụng phương pháp này.
KANBAN – quản lý công việc theo phong cách người Nhật
Kanban là mô hình quản lý công việc theo phong cách của người Nhật được nhiều doanh nghiệp áp dụng và sử dụng hiện nay. Kanban được hình thành từ sau Thế chiến thứ 2 và được ông M.OHNO thực hiện lần đầu tiên tại Toyota Motor cho đến nay.
Chính vì đặc trưng tính cách của người Nhật luôn là những nguyên tắc thế nên phương pháp Kanban quản lý công việc cũng được hình thành theo nguyên tắc, Công việc của bạn sẽ được quản lý theo nguyên tắc 3 cột như sau:
- To do (kế hoạch): Bạn sẽ thiết lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần cho mình và đặt trên trạng thái cho cột này là To do.
- Doing (đang thực hiện): Khi quyết định bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó, bạn sẽ chuyển tình trạng công việc cần làm sang cột Doing và set deadline thời gian lên trên từng công việc.
- Done (đã hoàn thành): Khi làm xong công việc đó, bạn sẽ đánh dấu tình trạng làm sang cột Done, tức là đã hoàn thành công việc đã đề ra. Sau đó lưu ngày hoàn thành trên từng công việc bạn thực hiện để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau.
Đối với phương pháp này, Kanban được nhiều người đánh giá là tạo động lực cho bản thân làm công việc đúng thời hạn và đúng tiến độ, đem lại kết quả tốt. Duy trì phương pháp làm việc một cách có nguyên tắc cũng giúp cho mỗi người rèn luyện được những đức tính tốt hơn trong công việc và trong cuộc sống, không trì trệ và áp lực.
Kết luận
Biết cách quản lý công việc sẽ giúp bạn rất nhiều trong thực hiện công việc mang lại hiệu quả. Qua những phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý, bạn có thể cải thiện những yếu điểm trong cách xây dựng kế hoạch công việc và thời gian biểu của mình. Ngoài tham khảo các kỹ năng quản lý công việc trên báo mạng, việc đăng ký một khoá học online để bổ sung cho bản thân các kỹ năng mềm cần có là một điều cần thiết. camly Academy luôn mang đến cho người học những sự tin tưởng và hài lòng khi tham gia khóa học.
Đến với Camly Academy, các khoá học sẽ được giảng dạy bởi đội ngũ giảng viên có trình độ chuyên môn cao trong nhiều lĩnh vực. Tại đây, bạn sẽ được trải nghiệm những phương pháp học tập hiện đại như tương tác trực tiếp với các chuyên gia qua Công Nghệ livestream, học tập thông qua tính năng gamification khuyến khích sự tương tác và mang lại nhiều trải nghiệm thú vị. Qua đó, bạn sẽ nâng cao được những kỹ năng còn thiếu và phát triển bản thân một cách tốt hơn. Đặc biệt, sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa học, lấy đó làm những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho những công việc ở hiện tại hay trong tương lai.
