Tổng hợp kiến thức về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp và coaching

Kỹ năng phản hồi tích cực rất cần thiết trong giao tiếp và coaching (huấn luyện), nhằm khích lệ người đối diện để họ đủ tự tin thực hiện những điều không tưởng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách phản hồi khéo léo, đúng lúc, đúng chỗ. Trong bài viết sau, camly Academy sẽ bật mí “tất tần tật” về kỹ năng phản hồi để bạn có thể hiểu thêm cách ứng dụng hiệu quả kỹ năng này trong công việc và cuộc sống.

Kỹ năng phản hồi là gì?

Phản hồi (feedback) là việc đưa ra nhận xét, ý kiến về một hành động của người khác theo chiều hướng tích cực.

Kỹ năng phản hồi thường được thể hiện qua 2 hình thức phổ biến sau sau:

• Phản hồi tích cực (hay còn gọi là nhận xét mang tính xây dựng)
• Phản hồi bằng cách góp ý, đưa ra quan điểm nhận xét theo kiểu “khen” hoặc “chê”.

Phản hồi vốn là hành động mang tính hỗ trợ, chủ yếu đưa ra góp ý về hành động mà bạn quan sát được chứ không nhằm mục đích đánh giá về lối sống, tính cách hay đặc điểm thuộc về cá nhân. Bởi thế, phản hồi phải mang tính khách quan và cần có đầy đủ thông tin chính xác, rõ ràng để tránh hiểu nhầm.

Tổng quan về kỹ năng phản hồi tích cực trong giao tiếp

Định nghĩa và ưu điểm của phản hồi tích cực

Kỹ năng phản hồi tích cực trong giao tiếp được thể hiện bằng cách đưa ra các nhận xét, góp ý về một vấn đề mà bạn đã quan sát theo chiều hướng tích cực. Phản hồi tích cực biểu hiện bằng việc áp dụng kỹ năng lắng nghe và quan sát tỉ mỉ và tóm tắt những điểm chính để phản ánh bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ.

Kỹ năng phản hồi tích cực thường được chia làm 4 loại chính gồm:

• Khuyến khích: giúp thúc đẩy tinh thần phấn khởi, tự tin và cố gắng nỗ lực hơn.
• Trấn an: mang đến sự yên lòng để làm vơi đi phần nào nỗi hoang mang, lo lắng.
• Khích lệ: mang đến sự nhận xét tích cực để người nghe phát huy ưu điểm, chấp nhận khuyết điểm, giúp họ phấn chấn vươn lên.
• Ca ngợi: bày tỏ sự khen ngợi, lòng yêu quý và khâm phục.

Ưu điểm của kỹ năng phản hồi tích cực là giúp người tiếp nhận kịp thời đưa ra các hiệu chỉnh để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc phản hồi còn gia tăng sự tương tác giữa các thành viên trong tập thể, khích lệ tinh thần làm việc để cùng nhau đạt mục tiêu chung.

Thời điểm “vàng” để đưa ra phản hồi

Thời điểm “vàng” để đưa ra phản hồi là ngay sau khi hành động xảy ra, khi mà sự việc còn mới đối với cả người nói lẫn người tiếp nhận. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp (ví dụ tâm trạng người tiếp nhận không tốt…), bạn nên dành thời gian để làm bầu khí “dịu xuống” rồi mới đưa ra phản hồi.

Lưu ý: Tùy từng hoàn cảnh mà bạn nên sắp xếp lại ý tưởng, câu từ và ngữ điệu để đưa ra phản hồi hợp lý nhất.

Bí quyết phản hồi thông minh, tinh tế khi giao tiếp

Để phản hồi một cách tinh tế, bạn nên lựa chọn kỹ năng phản hồi phù hợp với từng ngữ cảnh giao tiếp. Bạn nên dựa trên những hành vi cụ thể, sự quan sát tỉ mỉ và lắng nghe cẩn thận rồi mới đưa ra nhận xét khách quan. Đồng thời, bạn cũng không nên áp đặt, suy diễn hoặc đánh giá về các hành động đã quan sát theo tiêu chuẩn cá nhân.

Để kỹ năng phản hồi được phát huy tối ưu, thể hiện tính lịch sự thì bạn nên chọn không gian phù hợp cho buổi nói chuyện. Ví dụ khi nhận xét riêng từng cá nhân thì nên chọn không gian riêng tư thay vì nơi đông đúc.

Phản hồi thường mang tính hỗ trợ người nhận thông tin nên bạn phải cẩn trọng với những tác động mà nhận xét của bạn mang lại cho họ. Bạn nên nhạy bén trong việc điều chỉnh âm sắc, giọng nói, biểu cảm hoặc quan điểm của bản thân.

Khám phá kỹ năng phản hồi trong coaching

Tổng quan kỹ năng phản hồi trong coaching

Mục đích của kỹ năng phản hồi trong coaching (huấn luyện) là giúp nhân viên định hướng chính xác hành động và nỗ lực trong công việc. Bởi đa phần những nhà lãnh đạo đều nhận thức tầm quan trọng của việc coaching đối với thành công của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, để việc huấn luyện đạt hiệu quả tối ưu thì những nhà lãnh đạo cần đưa ra những phản hồi tích cực, nhận xét đúng đắn cho nhân viên của mình thay đổi hoặc phát huy. Kỹ năng phản hồi tích cực trong coaching được xem là “chất xúc tác” tuyệt vời nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Nếu được sử dụng đúng đắn, nhân viên sẽ phát huy tối đa năng lực bản thân và cải thiện khiếm khuyết hiệu quả.

Ứng dụng mô hình phản hồi OILS

Mô hình này khá phổ biến trong coaching, giúp nhà quản trị thấu hiểu và đưa ra phản hồi chính xác cho nhân viên. Cụ thể, OILS bao gồm những yếu tố sau:

• Observation (quan sát): Nhà lãnh đạo cần quan sát các một cách tỉ mỉ và tinh tế những thay đổi trong hành động hoặc thậm chí là cảm xúc của nhân viên. Bởi điều này có thể là dấu hiệu tiềm ẩn cho những thay đổi trong tương lai.
• Implication (hàm ý): Để đưa ra phản hồi phù hợp trong coaching, nhà quản trị cần hiểu rõ những hàm ý trong hành động và các mối quan hệ của nhân viên.
• Listening (lắng nghe): Mục tiêu của việc này là giúp bạn hiểu nhân viên của mình hơn. Hãy cố gắng lắng nghe và thấu hiểu những gì họ đang cố gắng truyền đạt. 
• Suggestion (gợi ý): Trong giai đoạn này, bạn nên trò chuyện và ghi nhận quan điểm của nhân viên. Đồng thời, hãy cảm ơn những cống hiến của họ, và xem xét nên tiến hành phản hồi trong coaching theo cách nào.

Những quy tắc cần nắm khi phản hồi trong coaching

• Tập trung nhìn nhận thực tế thay vì cá nhân hóa vấn đề: Với quy tắc này, bạn sẽ giảm bớt xu hướng đổ lỗi mà thay vào đó là khuyến khích được tinh thần hợp tác giữa đôi bên. Trong những trường hợp nhạy cảm, nên dùng từ “Tôi” khi nhận xét để mang tính khách quan và tạo điều kiện cho nhân viên bày tỏ quan điểm của mình.
• Thể hiện sự tôn trọng và quan tâm với người đối diện: Nhân viên chỉ có thể phát huy tiềm năng và nỗ lực trong công việc nếu họ nhận thấy được giá trị của bản thân và lợi ích đem lại cho công ty. Với tư cách là người lãnh đạo thì việc phản hồi tích cực, động viên nhân viên là điều hết sức quan trọng. Đừng ngần ngại nói lời “Cảm ơn” để bày tỏ sự đánh giá cao với những đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp.
• Đưa ra yêu cầu thay vì mệnh lệnh: Kỹ thuật phản hồi tích cực trong coaching hiệu quả là bạn phải đưa ra yêu cầu, khuyến nghị thay cho mệnh lệnh. Bởi hành động tự nguyện sẽ mang lại hiệu suất cao hơn do đây là việc mà bạn muốn làm.

Thực hành kỹ năng phản hồi coaching vào tình huống thực tế 

Phản hồi tích cực sẽ thúc đẩy năng lực làm việc của nhân viên, giúp công ty rút ngắn con đường đi đến thành công và xây dựng văn hóa tổ chức tốt đẹp. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải nhà quản trị nào cũng biết cách đưa ra phản hồi tích cực. Hãy cùng Camly Academy áp dụng vào một vài tình huống thực tế sau:

• Hãy để lời nhận xét của bạn mang tính xây dựng thay vì chỉ trích

“Tôi cảm thấy khá lo lắng về tiến độ của dự án, tôi có thể làm gì để giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn?”

• Lắng nghe và đặt câu hỏi để nhân viên cảm thấy được tôn trọng

“Bạn nghĩ sao về chiến lược này? Bạn có ý tưởng gì để chúng ta triển khai dự án thành công không?”

• Hãy đưa ra đề xuất 

“Đối với dự án này, tôi nghĩ chúng ta nên đi theo hướng…”

• Nói lời cảm ơn để khích lệ nhân viên

“Cá nhân tôi và công ty rất cảm ơn những đóng góp tích cực của bạn dành cho dự án. Khách hàng đã nói rằng hiệu suất bán của họ được cải thiện rất nhiều nhờ sự giúp đỡ của bạn.”

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn tổng hợp được những kiến thức về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp và coaching. Để có thể phát triển vững vàng trong công việc, bạn có thể tham khảo các khóa học miễn phí về kỹ năng mềm tại Camly Academy. Tất cả các kiến thức đều được chọn lọc và giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong nhiều lĩnh vực. Các bài giảng sẽ được đăng tải thông qua hình thức stream trên twitch TV, giúp học biên dễ dàng tương tác với giảng viên và tiếp thu kiến thức hơn.

Sau mỗi khóa học tại Camly Academy, bạn đều cấp chứng chỉ online và được tham gia vào cộng đồng “triệu phú đô la” của Camly Group. Đây là một diễn đàn giúp bạn chia sẻ, thảo luận nhiều kiến thức, kỹ năng cũng như xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp để giúp ích hơn cho sự nghiệp sau này. 

Hãy trang bị cho mình những kiến thức bổ ích về kỹ năng phản hồi cùng Camly Academy ngay hôm nay để có thể nắm bắt cơ hội phát triển bản thân trong tương lai!

Nguồn: Tổng hợp kiến thức về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp và coaching