Biểu đồ Gantt đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, giúp tổ chức và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả. Nó như một cánh tay đắc lực giúp nhà quản lý kiểm soát các dự án nhanh chóng. Mọi thông tin về Gantt Chart và 5 bước giúp vẽ sơ đồ Gantt miễn phí nhanh chóng sẽ được Top On Seek chia sẻ ngay bài viết dưới đây.
Xem thêm: B2B là gì? Tầm quan trọng của mô hình kinh doanh B2B với doanh nghiệp
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt (còn được gọi là sơ đồ Gantt, Gantt Chart) là biểu đồ thanh ngang trình bày dự án của bạn bằng cách vẽ các nhiệm vụ theo dòng thời gian. Đây là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến.
Vai trò quan trọng nhất của Gantt Chart là dùng để trình bày kế hoạch, điều phối và theo dõi các nhiệm vụ trong dự án. Nó giúp các nhà quản lý dễ dàng trình bày tất cả các kế hoạch và theo dõi sát sao nhiệm vụ. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị các mốc quan trọng, phân công công việc và thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
Xem thêm: Manager là gì? Nhiệm vụ, kỹ năng và tố chất để trở thành Manager tài giỏi
Nguồn gốc của biểu đồ Gantt
Biểu đồ thanh ngang Gantt xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1896 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan. Ông gọi biểu đồ này là harmonogram và xuất bản các bài báo của mình về biểu đồ này bằng tiếng Ba Lan và tiếng Nga.
Năm 1910, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ, đã phát triển một biểu đồ tương tự dựa trên ý tưởng của Adamiecki. Gantt gọi biểu đồ của mình là biểu đồ Gantt và xuất bản các bài báo của mình bằng tiếng Anh. Nó được thiết kế để hiển thị lịch trình, giúp quản lý và theo dõi các công việc. Gantt Chart được đánh giá cao và nằm trong Top 19 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023.
Biểu đồ Gantt xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1896 bởi Karol Adamiecki (Nguồn: Top On Seek)
Biểu đồ Gantt có đặc điểm gì?
Sơ đồ Gantt bao gồm các thanh dọc biểu thị các công việc và thanh ngang biểu thị thời gian.
- Các thanh dọc sẽ đại diện cho các công việc. Chiều dài của nó thể hiện thời gian cần để hoàn thành công việc đó. Thời gian được biểu diễn bằng các đơn vị thời gian như ngày, tuần, tháng.
- Các thanh ngang với độ dài khác nhau đại diện cho trình tự và thời gian của từng nhiệm vụ.
- Ngoài ra, biểu đồ có thể bao gồm các thông tin bổ sung, chẳng hạn như ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến, người chịu trách nhiệm cho từng công việc và tiến độ thực tế của dự án.
Xem thêm: Phân tích SWOT là gì? Cách xây dựng mô hình SWOT hiệu quả nhất
Ví dụ sơ đồ Gantt
Dưới đây là ví dụ minh họa chi tiết sơ đồ Gantt giúp bạn hiểu rõ hơn về loại biểu đồ này:
Bạn đang có nhiệm vụ phải chọn phần mềm mới cho công ty trong dự án sắp tới và bạn chọn cách sử dụng Gantt Chart để quản lý công việc. Sau quá trình phân tích, bạn xác định được các nhiệm vụ chính bao gồm:
- Task 1: Nghiên cứu phần mềm
- Task 2: Chọn lựa phần mềm
- Task 3: Cài đặt và thử nghiệm.
Sau khi đã xác định rõ các nhiệm vụ, bạn tiến hành đặt biến “nghiên cứu phần mềm” ở đầu trục tung và vẽ một thanh trên biểu đồ thể hiện thời gian dự kiến. Sau đó, bạn nhập các nhiệm vụ khác bên dưới nhiệm vụ đầu tiên bằng các thanh đại diện tại các điểm đúng lúc chúng sẽ được thực hiện. Lưu ý rằng hãy sử dụng cùng một đơn vị thời gian để dễ dàng hơn trong việc quản lý.
Tuy nhiên, các thanh có thể chồng lên nhau. Ví dụ, việc nghiên cứu và lựa chọn phần mềm có thể diễn ra trong cùng thời gian. Khi dự án bắt đầu, mũi tên hoặc thanh tối màu được thêm vào để biểu thị các phần nhiệm vụ đã hoàn thành. Đường thẳng đứng được sử dụng để thể hiện ngày báo cáo.
Xem thêm: Mô hình Freemium: Chiến lược kinh doanh hiệu quả cho các doanh nghiệp mới
Tại sao nên sử dụng sơ đồ Gantt dạng thanh ngang?
Ưu điểm
Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý dự án, kế hoạch hóa công việc, giám sát tiến độ. Ngoài ra, trong nhiều ngành như xây dựng, Công Nghệ thông tin, y tế, marketing, và quản lý sự kiện, người ta vẫn sử dụng nó. Nói một cách chi tiết, Gantt Chart được dùng để:
- Giám sát tiến độ dự án
Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dễ dàng xem xét tiến độ hoàn thành dự án, quản lý KPI. Biểu đồ cho phép người dùng phân tích quy trình công việc để tìm ra hạn chế và điều chỉnh cho phù hợp. Từ đó, người dùng sẽ có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
Việc có cái nhìn toàn cảnh về thời gian cần thiết giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn. Ngoài ra, người quản lý sẽ theo dõi được quá trình làm việc của thành viên trong suốt dự án.
>>> Tham khảo thêm: Metric là gì? 15 chỉ số đo lường Marketing Metrics quan trọng
Các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào cùng một thông tin thông qua sơ đồ Gantt (Nguồn: Internet)
- Lập kế hoạch dự án
Bạn có thể đặt ra thời hạn quy định và cột mốc quan trọng cho các công việc qua Gantt Chart. Các thành viên khi làm việc nhóm có quyền truy cập vào cùng một thông tin và nắm được tiến độ của dự án. Do đó, có thể yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ.
- Quản lý nguồn tài nguyên
Bạn hoàn toàn có thể dùng biểu đồ thanh ngang Gantt để phân bổ nguồn lực với tiến độ dự án. Cụ thể, bạn có thể ước tính lượng thời gian mà mỗi quy trình cần và sắp xếp nguồn lực phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang cần quản lý Content Marketing Calendar thì dạng biểu đồ này hoàn toàn phù hợp.
- Tăng hiệu quả công việc
Biểu đồ Gantt trong hệ điều hành giúp người quản lý quản lý thời gian hoàn thành dự án thực tế. Với cấu tạo đơn giản, việc sử dụng một sơ đồ Gantt vô cùng đơn giản và dễ hiểu, khiến nó trở thành một công cụ quản lý dự án dễ sử dụng cho cả người mới bắt đầu và chuyên gia. Đồng thời, nó hỗ trợ đặt mục tiêu dựa trên các nguồn lực sẵn có. Các lợi thế này đều làm tăng năng suất dự án.
Hạn chế
Gantt Chart là công cụ quản lý dự án hữu ích nhưng nó vẫn có một số nhược điểm, chẳng hạn như sau:
- Thiếu sự phụ thuộc
Loại biểu đồ thanh ngang này không thể chỉ ra sự phụ thuộc giữa các công việc. Bạn không thể biết được nếu một công việc trễ, nó sẽ ảnh hưởng thế nào đến công việc khác. Bên cạnh đó, nó thường chỉ cung cấp thông tin tổng quan về thời gian bắt đầu và kết thúc. Điều này dẫn đến các thành viên sẽ không rõ các công việc nhỏ hơn hay các bước cụ thể.
Xem thêm: Hướng dẫn: Cách lập kế hoạch truyền thông trong marketing
- Thiếu tính chi tiết
Sơ đồ Gantt thích hợp để cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của dự án. Tuy nhiên, nó có thể để lại một số vấn đề như sự hiểu sai lệch về quy trình. Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án có lượng dữ liệu lớn và phức tạp (big data) trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Một số chi tiết ưu tiên, thời gian và kỳ vọng có thể bị bỏ sót đối với các dự án phức tạp.
- Không phân chia cụ thể các đầu công việc
Vấn đề thứ ba với loại sơ đồ thanh ngang này chính là thanh công việc không hiển thị số lượng công việc cần thiết cho mỗi công việc. Nó có thể chỉ hiển thị một khoảng thời gian cụ thể, ngụ ý một lượng nhân lực cụ thể. Tuy nhiên, nó không chỉ định các tài nguyên đó. Điều này tạo ra sự mơ hồ và có thể dẫn đến xung đột giữa các thành viên.
Xem thêm: Outsource là gì? Nên chọn công ty Outsource hay Product thì tốt?
Hướng dẫn chi tiết vẽ biểu đồ Gantt trong Excel cho người mới bắt đầu
Top On Seek sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng sơ đồ Gantt trong Microsoft Excel cho người mới bắt đầu. Để tạo Gantt Chart Excel, bạn cần làm 5 bước cơ bản gồm: Chuẩn bị dữ liệu, Xác định đầu mục công việc, Tạo Gantt Chart, Tùy chỉnh biểu đồ, Lưu và chia sẻ.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Việc chuẩn bị dữ liệu là bước cơ bản và quan trọng nhất. Hãy đảm bảo bạn có thông tin đầy đủ về công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Dữ liệu này nên được tổ chức một cách rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi nhập vào Excel.
Ở giai đoạn này, hãy phân tích và xác định sự liên kết giữa các công việc:
- Các công việc “tuyến tính” đòi hỏi rằng mỗi công việc phải hoàn thành trước khi công việc tiếp theo có thể bắt đầu. Nó giúp tạo ra một liên kết chặt chẽ, đảm bảo sự tuân thủ và tiếp tục của dự án.
- Ngược lại, các công việc “song song” là những công việc có thể diễn ra đồng thời. Trong một dự án, việc có nhiều công việc “song song” sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện và tăng hiệu suất.
Xem thêm: Kaizen: Chu trình hoạt động? Khung Kaizen trong 5S ? Ví dụ cụ thể
Gợi ý:
- Tạo một bảng Excel với các cột như tên công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
- Đảm bảo rằng thời gian được đặt trong định dạng thích hợp. Đặc biệt, hãy nhớ căn chỉnh theo đơn vị thời gian phù hợp (ngày, tuần, tháng).
Bước 2: Xác định đầu mục công việc
Sơ đồ Gantt thường sử dụng 4 loại mối quan hệ phổ biến để thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc:
- Finish to Start (FS): Công việc FS đòi hỏi một giai đoạn chờ đợi cho đến khi công việc liên quan hoàn thành để bắt đầu. Điều này đảm bảo rằng giai đoạn tiếp theo chỉ được bắt đầu khi công việc trước nó đã hoàn thành.
- Start to Start (SS): Đối với công việc SS, thì việc bắt đầu của nó đồng loạt với công việc trước đó. Hệ quả là tạo ra một đồng bộ hoạt động. Vì vậy, các công việc đảm bảo sẽ bắt đầu cùng một thời điểm và tiếp tục theo một cách liên tục.
- Finish to Finish (FF): Công việc FF không thể hoàn thành trước khi công việc trước nó kết thúc. Điều này giữ cho các phần của dự án kết thúc đồng thời. Do đó, chúng ta có thể duy trì một mạch lạc liên kết chặt chẽ giữa chúng.
- Start to Finish (SF): Mối quan hệ SF đòi hỏi rằng một công việc phải bắt đầu để công việc khác có thể kết thúc. Cụ thể, công việc thứ nhất phải bắt đầu để công việc thứ hai có thể kết thúc. Mối quan hệ này thường ít được sử dụng hơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nó dùng để đảm bảo sự đồng bộ hóa giữa các công việc.
Xem thêm: Chiến lược kinh doanh là gì? Các nguyên tắc xây dựng chiến lược kinh doanh
Bước 3: Tạo biểu đồ Gantt
Sau khi dữ liệu đã được chuẩn bị, chúng ta tiến hành tạo biểu đồ thanh ngang Gantt trong Excel.
- Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng của bạn.
- Truy cập tab “Insert” ở thanh công cụ của Excel.
- Chọn biểu đồ Gantt từ danh sách biểu đồ. Một biểu đồ thanh ngang Gantt sẽ tự động xuất hiện trên bảng làm việc của bạn.
Gợi ý:
- Hãy kiểm tra và đảm bảo rằng các cột được chọn đúng để biểu đồ phản ánh đúng thời gian và công việc.
- Bạn có thể sử dụng sơ đồ Gantt mẫu miễn phí trên Internet để tiết kiệm thời gian.
Xem thêm: Profit là gì? Tầm quan trọng của Profit đối với doanh nghiệp
Bước 4: Tùy chỉnh biểu đồ
Gợi ý: Thử nghiệm với các tùy chọn để tìm ra giao diện phù hợp nhất với nhu cầu quản lý dự án của bạn.
