Bạn đang soạn một email bằng tiếng Anh tuyệt vời để gửi tới khách hàng của mình. Mọi thứ dường như có vẻ đều ổn. Nhưng sau đó bạn đến phần sign-off của email. Bạn phân vân nên dùng gì ở đây. “Thanks” quá chung chung, “Sincerely” lại quá trang trọng và “Cheers” thì nghe có vẻ mệt mỏi. Trong trường hợp này, “Best regards” và “kind regards” là 2 trong số các lựa chọn tốt nhất của bạn cho phần sign-off, nhưng lại có từng trường hợp sử dụng cụ thể cho chúng. Vậy khi nào nên dùng “Best regards” và khi nào nên dùng “kind regards”? Làm sao để bạn có một email hoàn toàn phù hợp về ngữ nghĩa, nội dung và về mặt hoàn cảnh? Hãy cùng TopOnSeek tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Khi nào nên dùng “Best Regards”?
Trong 2 cái trên thì “Best regards” mang nghĩa ít trang trọng hơn. Nó khá an toàn, thân thiện và thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng mà bạn khá quen thuộc nhưng chưa có cơ hội làm quen.
Nó trung lập và truyền đạt sự tôn trọng mà không yêu cầu phải có mối quan hệ vượt ra ngoài những gì bạn đã xây dựng với khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc đồng nghiệp của mình. Dưới đây là danh sách các trường hợp bạn có thể sử dụng “Best regards”:
- Khi gửi email cho khách hàng hiện tại
- Khi nói chuyện với các nhà cung cấp bạn đã làm việc với họ hơn 3 tháng
- Khi liên lạc với khách hàng tiềm năng mà bạn đã trò chuyện thường xuyên
- Khi trao đổi với các đồng nghiệp trong tổ chức của bạn
- Bất cứ khi nào bên kia thiết lập một ngữ điệu bình thường và thoải mái hơn qua email
Và đây là một ví dụ về cách sử dụng “Best regards” trong email:
Nếu bạn đang tìm kiếm một phương thức thay thế chính thức hoặc không chính thức cho “Best regards”, hãy tham khảo phần dưới đây:
Các lựa chọn thay thế cho “Best Regards”
- Respectfully
- Best
- All the best
- Thank you
- Thanks again
- Thanks in advance
- Thank you for your time
- Cheers
- Talk soon
- Looking forward to our next conversation
- Looking forward to hearing from you
- Have a wonderful [day, weekend]
- Happy weekend
- Reach out with questions
- Let me know if you need anything
2. Trường hợp nên dùng “Kind Regards”
“Kind Regards” là một phiên bản trang trọng hơn của “Best Regards”. Bạn có thể dùng nó cho các email giới thiệu, tiếp cận hoặc khám phá. Trong thư tín kinh doanh, “Kind Regards” là một cách chuyên nghiệp và phù hợp để kết thúc một email.
Dưới đây là một vài tình huống mà bạn sẽ sử dụng “Kind Regards”:
- Khi tiến hành tiếp cận một cách ấm áp
- Khi ở giai đoạn đầu giao tiếp với khách hàng tiềm năng (đặc biệt là nếu họ không trả lời email của bạn)
- Khi gửi email cho một giám đốc điều hành tại bất kỳ công ty vào bất cứ lúc nào
- Khi giới thiệu bản thân với một người quen xã giao hoặc bạn bè quen biết ở đại học
- Khi bạn không biết chắc là mình nên dùng phương thức sign-off nào
Và đây là một ví dụ cụ thể về cách sử dụng “Kind Regards” trong email:
Khi bạn đã xây dựng được một mối quan hệ làm việc chặt chẽ hơn với đối tác kinh doanh, bạn có thể loại bỏ hoàn toàn “Kind” và “Best” thay vào đó chỉ dùng “Regards”, mặc dù một số chuyên gia cảm thấy điều này có vẻ khá xa cách. Dưới đây là một ví dụ về “Regards” trong email:
Các phương thức thay thế cho “Kind Regards”
- Sincerely
- Cordially
- Many thanks
- Take care
- Sending you the best
- Respectfully
- Thank you for reading
- With gratitude
- With appreciation
3. “Kind Regards” so với “Warm Regards”
“Kind Regards” trang trọng hơn so với “Best Regards” – và “Warm Regards” đưa sự thân quen và tình cảm tiến thêm một bước.
“Warm Regards” thường dành riêng cho bạn bè và gia đình thân thiết, không nên được sử dụng trong thư tín chuyên nghiệp.
Khi xem xét liệu có nên sử dụng “Warm Regards” trong email hay không, hãy chọn một trong những lựa chọn thay thế của “Kind Regards” được liệt kê ở trên để an toàn và phù hợp mọi lúc.
4. Nắm bắt ngữ điệu của khách hàng
Bạn vẫn không chắc nên sử dụng phương thức nào? Theo nguyên tắc thông thường, hãy chú ý đến ngữ điệu của đối tác kinh doanh. Nếu họ đã sign-off email của họ bằng “Best wishes”, hãy trả lời lại giống như vậy hoặc thay thế bằng “Best Regards”. Nếu họ sử dụng một sign-off trang trọng hơn như “Sincerely”, hãy hồi âm bằng “Kind Regards”, vì nó phù hợp với tình huống và mức độ tình cảm mà đối tác của bạn đã sử dụng.
Như vậy qua bài viết trên, bạn đã nắm được cách sử dụng của Best Regards và Kind Regards rồi đấy. Thật đơn giản đúng không nào! Mấu chốt ở đây là bạn phải nắm được thái độ và ngữ điệu của đối phương. Điều này rất hữu ích đối với chiến lược Email Marketing của bạn – nắm bắt tâm lý. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và nếu thấy hữu ích đừng quên chia sẻ nó nhé!
Nguồn: blog.hubspot.com
